Als gevolg van de coronacrisis mochten werkgevers vaste reiskostenvergoedingen bij thuiswerken onbelast blijven betalen onder de voorwaarde dat de vaste reiskostenvergoeding al voor 13 maart 2020 aan de werknemer was toegekend. Deze tijdelijke coronaregeling zal per 1 januari 2021 komen te vervallen.
Werkgevers kunnen ervoor kiezen een vaste onbelaste reiskostenvergoeding te betalen tot maximaal € 0,19 cent per kilometer. De vergoeding wordt berekend op basis van de afstand tussen woning en werk en het aantal dagen dat de werknemer die reis afgelegd in een jaar. Alleen als een werknemer 36 weken per jaar of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag een vaste onbelaste reiskostenvergoeding worden betaald. Indien een werknemer parttime werkt, kan dit naar ratio worden toegepast.
Als gevolg van de coronamaatregelen wordt veelvuldig thuisgewerkt wat ervoor heeft gezorgd dat het reisgedrag van veel werknemers is veranderd. Normaal gesproken mag een belastingvrije reiskostenvergoeding tot 6 weken na wijziging van het reisgedrag van een werknemer doorlopen op grond van de oude situatie. De vergoeding onbelast blijven uitkeren, kan een naheffing bij de werkgever betekenen tot wel 80% (na 6 weken).
Vanwege de coronacrisis mochten werkgevers thuiswerkdagen als kantoordagen aanmerken en een vaste reiskostenvergoeding bij thuiswerken onbelast blijven betalen.
Dat eindigt per 1 januari 2021. Per die datum mogen werkgevers geen onbelaste reiskostenvergoeding meer betalen voor thuiswerkdagen. Enkel daadwerkelijk gemaakte kilometers mogen nog belastingvrij worden vergoed. Per 1 januari 2021 zullen dus de werkelijke kosten weer het uitgangspunt worden voor de reiskostenvergoeding.
Dit betekent voor werkgevers dat het reisgedrag van werknemers opnieuw in kaart moet worden gebracht nu veel werknemers niet meer in aanmerking komen voor een vaste reiskostenvergoeding. Er moet namelijk voldaan worden aan de 36 weken- of 128 dageneis. Als gevolg van thuiswerken, zullen veel werknemers dat niet meer halen. Om nacalculatie en naheffing te voorkomen, is het voor werkgevers dus van belang om het reispatroon van werknemers opnieuw vast te leggen en het aantal thuiswerkdagen en kantoordagen inzichtelijk te maken.
