Het algemeen bestuur van decentrale overheden kan vanwege de Coronamaatregelen meestal niet fysiek bijeenkomen. Om deze reden is op 9 april 2020 de tijdelijke wet 'Digitale beraadslaging en besluitvorming' in werking getreden. Deze spoedwet geeft decentrale overheden tijdelijk de mogelijkheid om rechtsgeldige besluiten digitaal te nemen. Sta jij ook voor deze uitdaging?
Voor algemeen besturen van de waterschappen was digitale beraadslaging al mogelijk binnen de reguliere wetgeving. Digitale besluitvorming is echter ook voor de waterschappen nieuw en brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Op enkele wettelijk bepaalde uitzonderingen na, moeten de vergaderingen openbaar zijn door middel van een publieke videoverbinding. De bestuursleden moeten allen afzonderlijk toegang hebben tot de digitale vergadering, waarbij hun identiteit bij het uitbrengen van de stemmen zichtbaar én hoorbaar moet zijn. Voor elkaar, voor de voorzitter én voor het publiek.
Het is nu vier weken na de inwerkingtreding van de spoedwet. Tijd om de balans op te maken. In hoeverre komt de digitale besluitvorming en informatievoorziening bij de waterschappen van de grond? TwynstraGudde analyseerde de informatievoorziening over digitale algemeen bestuur vergaderingen bij de waterschappen tijdens de beperkingen door het Coronavirus.
Het is duidelijk dat waterschappen verschillend omgaan met de digitale beraadslaging en besluitvorming en de informatievoorziening daaromheen. Verscheidene waterschappen gaan voortvarend aan de slag en hebben de eerste digitale vergaderingen al gehad, waaronder Waterschap Aa en Maas en Waterschap Hollandse Delta. Veel waterschappen geven echter nog weinig tot geen duidelijkheid over het al dan niet doorgaan van digitale algemeen bestuur vergaderingen. Ook vermeldt (nog) niet elk waterschap op haar website hoe er invulling gegeven wordt aan de spoedwet.
De Unie van Waterschappen heeft in samenwerking met Het Waterschapshuis een handreiking uitgewerkt met daarin onder meer de voorwaarden die de spoedwet stelt aan de besluitvorming die digitaal doorgang vindt. Ook is er een overzicht van tools en applicaties die digitale besluitvorming kunnen ondersteunen. Waterschappen kunnen hun eigen afweging en keuzes maken wat betreft de (technische en procedurele) inrichting van hun digitale besluitvorming.
Echter adviseert de Unie van Waterschappen ook te overwegen om niet dringende besluitvorming uit te stellen tot het moment dat fysieke bijeenkomsten weer mogelijk zijn. De Unie geeft als tip om een overzicht bij te houden van de besluiten die de komende tijd op de agenda (zouden) staan, met bijbehorende prioritering. Bij alle afwegingen en keuzes, zowel bij het doorgaan als bij het uitstellen van (besluitvormende) vergaderingen, blijft het zaak openbaarheid en informatievoorziening te borgen.
Zoals gezegd is openbaarheid van vergadering verplicht. Informatie over vergaderingen en besluitvorming zou voor burgers makkelijk vindbaar moeten zijn. De openbaarheid en de juiste informatievoorziening is op dit moment nog niet overal geborgd. Hoewel zowel digitale besluitvorming alsook het uitstellen van niet dringende besluitvorming de nodige uitdagingen met zich meebrengen, is de oproep: Zorg dat informatie over digitale beraadslaging en besluitvorming en over eventueel uitstel van besluitvorming online beter beschikbaar is. Verlies de informatievoorziening voor de burger juist in deze roerige tijden niet uit het oog.
Herken je jezelf hierin? En sta je ook voor de uitdaging om digitale bestuurlijke (besluitvormings-) processen vorm te geven in het waterdomein? Als je wilt brainstormen over mogelijke scenario’s, voor een vrijblijvende (digitale) koffieafspraak staan wij altijd klaar.
Door Arianne Kloosterman
