Een aanbesteding is opgebouwd uit een aantal fasen waarin inschrijvers afvallen door uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria. Bij selectiecriteria vraagt de aanbestedende dienst vaak naar referenties. Let op dat u zich aan de regels houdt!
Geschiktheidseisen en selectiecriteria liggen in elkaars verlengde. De aanbestedende dienst toetst hiermee of de inschrijver geschikt is om de opdracht uit te voeren. Bijvoorbeeld door te vragen naar financiële draagkracht of de ervaring van de inschrijver.
Selectiecriteria dienen om het aantal geschikte gegadigden te beperken. In dat kader vragen aanbestedende diensten vaak naar referenties om kerncompetenties aan te tonen. Bijvoorbeeld dat inschrijvers eerder een soortgelijke weg hebben aangelegd als er wordt aanbesteed. Welke regels gelden daarvoor?
De gevraagde competenties moeten in een redelijke verhouding staan tot de omvang van de opdracht, het zogenaamde proportionaliteitsbeginsel. Voor een rechte weg van 5km is het niet nodig dat de inschrijver eerder de Tweede Coentunnel heeft aangelegd.
Per kerncompetentie mag één referentieproject worden gevraagd.
Een aanbestedende dienst mag niet meerdere kerncompetenties eisen in één referentieproject. Dat bevoordeelt grote bedrijven die grotere opdrachten hebben uitgevoerd waarin dat eerder aan de orde zal zijn. De aanbestedingswet is juist bedoeld om het MKB meer kansen te geven.
Met één referentieproject mogen meerdere kerncompetenties worden aangetoond. Bijvoorbeeld zowel het kunnen aanleggen van wegen als tunnels of bruggen, bijvoorbeeld.
Het is niet toegestaan om meer punten te geven als een inschrijver een competentie met meer referentieprojecten kan aantonen. Het gaat erom dát hij het kan, niet hoe vaak hij het heeft gedaan.
De periode waarover referenties geldig zijn, bedraagt 5 jaar.
Van bepaalde regels kan worden afgeweken volgens het principe ‘pas toe of leg uit’ uit de Gids Proportionaliteit. Dat geldt bijvoorbeeld voor regels 2, 3 en 6. Maar dat moet dan wel in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. De aanbestedende dienst zal ook moeten kijken of de inschrijver terecht een beroep doet op ervaring van een combinant of een onderaannemer.
De praktijk leert dat in aanbestedingsstukken afwijkingen van de regels vaak niet worden onderkend en uitgelegd. Dat beperkt aan de ene kant de kansen voor het MKB en aan de andere kant de mogelijkheid voor de aanbestedende dienst om de beste inschrijving (op de beste voorwaarden) te krijgen.
