Tenderkosten: moet een aanbestedende dienst altijd de kosten die ik maak als ik inschrijf op een (aanbesteding van een) overheidsopdracht vergoeden?
In de praktijk sluiten aanbestedende diensten (in de aanbestedingsstukken) veelal een vergoeding voor tender-/offertekosten op voorhand uit. Dit had een negatief effect op de aanbestedingspraktijk. Om die reden is in januari 2020 aan de Gids Proportionaliteit Voorschrift 3.8B toegevoegd wat een einde zou moeten maken aan deze praktijk:
Voorschrift 3.8B:
De aanbestedende dienst sluit niet op voorhand iedere vergoeding van inschrijfkosten uit in geval van een laattijdige intrekking van de aanbesteding.Â
Dit betekent overigens niet dat er bij de intrekking van een aanbesteding altijd een tenderkostenvergoeding verschuldigd is. Dat hangt volgens de Gids onder meer af van âde aard van de aanbesteding, de kosten die gemaakt zijn en de omstandigheden waaronder de intrekking heeft plaatsgevondenâ.
Overigens staan de Aanbestedingswet en de Gids al langer stil bij tenderkosten. De Gids citeert onder hoofdstuk 3.1 de artikelen 1.10, 1.13 en 1.16 van de Aanbestedingswet. Volgens deze artikelen moeten de eisen, voorwaarden en criteria die een aanbestedende dienst stelt aan inschrijvers en inschrijvingen in een redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. Volgens lid 2 sub g van die artikelen moet een aanbestedende dienst in dat verband (onder meer) acht slaan op een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving, en â in het geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding - de hoge kosten van een inschrijving. Een aanbesteder moet aldus bij haar overheidsopdrachten rekening houden met de kosten die inschrijvers voor hun inschrijving moeten maken. Meer concreet is dit uitgangspunt voor tenderkostenvergoeding uitgewerkt in hoofdstuk 3.8A (voorheen 3.8) van de Gids onder het kopje âInschrijfkostenâ. Voorschrift 3.8A van de Gids met toelichting luidt als volgt:
Voorschrift 3.8A:
De aanbestedende dienst biedt een vergoeding aan wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving in te kunnen dienen.
Tegen deze achtergrond is het onder bepaalde omstandigheden niet vergoeden van tenderkosten disproportioneel. Welke omstandigheden dat zijn is wettelijk niet omschreven. De Gids geeft weliswaar twee voorbeelden in de Voorschriften 3.8A en 3.8B, maar andere scenarioâs zijn evengoed denkbaar. Gezien het casuïstisch karakter van het onderwerp, is het ondoenlijk die situaties uitputtend in de Gids of elders te omschrijven.
