We lezen in de krant steeds vaker over initiatieven waarbij besloten is de doelgroep in het proces te betrekken. In Amsterdam zal een burgerberaad, met willekeurig gekozen Amsterdammers, bedenken hoe de stad de klimaatdoelen wil halen. De gemeente Utrecht betrekt MBO scholen en studenten bij de ontwikkeling van bedrijvenpark Strijkviertel, dat een levendige plek voor Utrechters moet worden om te ondernemen, te ontmoeten en te ontspannen. Participatie zorgt voor draagvlak en nieuwe inzichten. Maar het kan ook keuzestress opleveren, want wie betrek je, wanneer en hoe precies? In dit blog, dat onderdeel is van een blogreeks, helpen we je op weg.
Beheerorganisaties in de gebouwde omgeving hebben te maken met grote maatschappelijke veranderingen, in het bijzonder het duurzaam en klimaatbestendig maken van het areaal. In het volgend blog van deze blogreeks gaan we hier dieper op in. Deze maatschappelijke veranderingen zijn niet van één organisatie en kunnen ook niet door één partij worden uitgevoerd. Het is daarom broodnodig om – zoals de bovenstaande voorbeelden laten zien – partijen te betrekken voor diverse inbreng en creativiteit. Zoals de beheerders uit deze voorbeelden laten zien wordt al steeds meer gewerkt met getimede participatie.
In onze adviespraktijk merken wij ook dat bij de programma’s die werken aan de grote maatschappelijke veranderingen de vraag wordt gesteld: wie betrek je wanneer (en wanneer ook niet?)? Marktpartijen, brancheverenigingen, (mede)overheden, bewoners, belangen- en kennispartijen en niet in de laatste plaats de internen kunnen allemaal een rol opeisen. Het is daarom van belang om bewust een keuze te maken hoe en wanneer verschillende doelgroepen worden betrokken. Het succes van een programma wordt immers grotendeels bepaald door de input van en het draagvlak onder deze doelgroepen.
Om te helpen dit draagvlak te bereiken, hebben wij voor beheerorganisaties nagedacht over het wie, wanneer en het hoe. Om de beperkte middelen van de organisatie optimaal in te zetten is het namelijk cruciaal om bewust de keuze te maken over welke partijen op welke wijze per fase worden betrokken. Zo ontstaat focus binnen de veranderopgave van de beheerder. Gelijktijdig is het een geschikt middel om partijen inzicht te bieden waarom zij wel of juist niet betrokken worden – het vereenvoudigt de communicatie.
Voor duidelijkheid over wie je moet betrekken bij de veranderopgave en het formuleren van oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen biedt het uitvoeren van een stakeholderanalyse (zo mogelijk samen met de stakeholders) uitkomst. De resultaten van deze analyse brengen de stakeholders, issues en belangen in beeld. Wij adviseren om per partij de volgende punten te analyseren: de historie en context, de issues, de standpunten, de belangen en de invloed die betrokken partijen hebben binnen de opgave. Daarnaast is het belangrijk om in beeld te brengen welke relevante andere trajecten er zijn en waar de koppeling ligt met de betreffende veranderopgave.
Op basis van de analyse kunnen wij een voorstel maken van het niveau van betrokkenheid van de partijen: het participatieniveau. Op deze manier wordt een participatieniveau gekozen, bijvoorbeeld informeren, raadplegen, co-creëren en besluiten. Zie ook het blog Betrek de omgeving bij gevoelige beheerkeuzes dat eerder in deze blogreeks is verschenen.
Nu het duidelijk is welke stakeholders je betrekt en wat het participatieniveau is, kunnen we door naar de volgende vraag: wanneer betrek je hen? Wat helpt bij het beantwoorden van deze vraag is het opstellen van een routekaart. Een routekaart voorziet in één oogopslag welke activiteiten de komende jaren ondernomen worden. Het is een visuele weergave van het gehele verbeter- of veranderprogramma met daarin de doelstellingen, mijlpalen en activiteiten. De routekaart is een instrument om houvast en een gedeeld en gedragen beeld te vormen voor alle betrokkenen over de activiteiten die de komende jaren uitgevoerd zullen worden. Wij adviseren om in een dergelijke routekaart conform de participatieniveaus duidelijkheid te geven over het betrekken van stakeholders bij activiteiten en over de verwachtingen van de deelnemers bij een activiteit.
We hebben duidelijk wie en wanneer je stakeholders moet betrekken. Dan blijft de vraag over hoe je dit precies moet doen. Voor het op een goede manier betrekken van stakeholders adviseren wij de methodiek Strategisch Omgevingsmanagement (SOM) in te zetten. De SOM-methodiek redeneert niet vanuit het ‘individuele belang’ van losse organisaties, maar stelt de gezamenlijke uitdagingen van de betrokkenen centraal. Dit voorkomt dat de beheerder de enige ‘eigenaar’ blijft van een veranderopgave, maar zorgt dat stakeholders met elkaar gaan werken aan deze opgave. Op deze manier kan voor complexe opgaven worden gebouwd aan resultaat, zelfs als de belangen uit elkaar liggen.
De beheerders van de fysieke leefomgeving hebben keuzestress. Zij moeten nu kiezen tussen de erfenissen uit het verleden, de opgaven van het nu en de uitdagingen van de toekomst. Bovendien volgen de veranderingen in de fysieke leefomgeving zich steeds sneller op.
In Nederland hebben we te maken met een grote vervangings- en renovatieopgave waar niet op is gebudgetteerd en waar bijna alle capaciteit en energie vanuit beheerorganisaties naar toe gaat.
Daarbij krijgen we te maken met steeds meer extremen, denk aan calamiteiten ten gevolge van klimaatveranderingen. Ook stelt de verduurzamingsopgave nieuwe en strengere eisen aan de manier waarop het beheer van de fysieke leefomgeving wordt uitgevoerd.
Er wordt verwacht dat de omgeving meer betrokken wordt bij het oplossen van de problemen in de fysieke leefomgeving, een partij kan problemen niet meer alleen oplossen.
In deze blogreeks gaan wij in op deze taaie problemen en de keuzestress die dit de beheerders van de fysieke leefomgeving oplevert. We tonen daarvoor de gedrag- en rolverandering die dit van de beheerders vraagt en de instrumenten die ze hierbij kunnen inzetten.
