De beheerders van de fysieke leefomgeving hebben keuzestress. Zij moeten nu kiezen tussen de erfenissen uit het verleden, de opgaven van het nu en de uitdagingen van de toekomst. Bovendien volgen de veranderingen in de fysieke leefomgeving zich steeds sneller op. In een blogreeks gaan wij in op de taaie vraagstukken en de keuzestress die dit de beheerders van de fysieke leefomgeving oplevert. We gaan in op de instrumenten die ze hierbij kunnen inzetten en de gedrags- en rolverandering die dit van de beheerders vraagt. In dit eerste blog gaan we in op het belang van het betrekken van stakeholders bij gevoelige beheerkeuzen.
Steeds meer beheerorganisaties ervaren de gevolgen van veeleisende interne en externe stakeholders. Deze groep stakeholders wil bijvoorbeeld invloed uitoefenen op de prioritering of de wijze waarop het onderhoud wordt uitgevoerd. Het veroorzaakt keuzestress bij menig beheerder, want hoe weeg je deze nieuwe wensen af en voorkom je dat er voor het noodzakelijk geplande onderhoud geen (financiële) ruimte meer is of het project ter discussie komt te staan?
Beheerders hebben te maken met een diverse groep stakeholders. Denk bijvoorbeeld aan omwonenden, bedrijven, aannemers, (toe)leveranciers, maatschappelijke organisaties, bestuurders en de politiek. In die ingewikkelde omgeving, waarbij voortdurend nieuwe wensen of ambities worden ingebracht, is het belangrijk om als beheerder grip te houden. De consequenties van een gebrek aan grip kunnen immers groot zijn. Door te weinig of onzorgvuldige afstemming kunnen stakeholders het gevoel krijgen dat er te beperkt rekening wordt gehouden met hun belangen. Dit kan bijvoorbeeld bij een miscommunicatie leiden tot vertragingen of herstelwerk, wat leidt tot hogere kosten of wijzigingen in de programmering. Aanvullend is het niet altijd mogelijk om de aanleg of vervanging van assets uit te stellen, omdat hier contractueel afspraken over zijn gemaakt. Het is daarmee van belang dat er zicht is op de verschillende belangen en standpunten zodat er op deze stroom aan wensen of eisen kan worden geanticipeerd.
De afstemming aan de voorkant vraagt om een ander verwachtingspatroon en rolopvatting van de beheerder. Eén die breder is dan de traditionele rolopvatting van ‘technisch instandhouden’ en die oog heeft voor alle interne en externe belangen en doelstellingen/ambities die relevant zijn voor de afweging. Twee principes zijn in dit kader van belang:
1. Zicht op (de belangen van) het stakeholderveld
In onze visie is het nodig om gestructureerd met stakeholders het gesprek aan te gaan over de te maken keuzes binnen het asset management en de prioritering in de tijd. Hierbij hoort het om als beheerder niet alleen de standpunten van de verschillende partijen te achterhalen, maar inzicht te hebben in de belangen die hier aan ten grondslag liggen. Inzicht in de belangen van betrokkenen zorgt voor een effectiever gesprek en opent de weg tot andere oplossingen die door alle partijen als winst wordt ervaren.
2. Maak de belangen en ambities van stakeholders expliciet onderdeel van de afweging
In de prioritering waarop het onderhoud wordt uitgevoerd helpt het om de verschillende belangen van stakeholders mee te nemen in de afweging. Ons afweegkader, de besluitverkenner, is hiervoor een bruikbaar middel. In dit afweegkader worden scenario’s ten opzichte van elkaar afgewogen aan de hand van criteria. Het is onze ervaring dat criteria die zijn afgeleid van de missie, visie en doelen van de organisatie de meeste meerwaarde hebben, omdat deze aansluiten bij waar de organisatie voor staat. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met energietransitie, klimaatadaptatie, veiligheid, financiële haalbaarheid, digitalisering en verkeershinder. Afhankelijk van het detailniveau van de afweging helpt het om het afweegkader zo SMART als mogelijk te maken. Geef met het oog op verwachtingenmanagement de kaders van de afweging mee (zoals budget of tijd) en wat er met de input gedaan wordt.
Het gezamenlijk invullen (‘scoren’) van het afweegkader met stakeholders heeft verschillende voordelen. Belangen krijgen door het invullen een plek in de scores (en daarmee de afweging) en je doet als beheerder nieuwe inzichten op.
Er is bovendien sprake van transparantie naar de betrokkenen over de gemaakte afweging. Het gesprek hierover versterkt onderling begrip en draagvlak tijdens het proces maar ook de uitlegbaarheid en onderbouwing in het beheer omdat integraal de verschillende scenario’s zijn afgewogen. De kracht van een afweegkader is daarmee niet alleen de verbinding tussen de strategische (assetmanagement-) doelen en de operationele activiteiten. Het helpt ook in het maken én verantwoorden van meer eenduidige keuzes.
