Het gaat hierbij om administratieve organisatie en interne controle voor het proces van inzameling tot en met verwerking van halonen en CFK, zoveel mogelijk gebruik makend van de bestaande processen, die waarborgt dat:
een juiste en volledige registratie van de ingezamelde, opgeslagen en verwerkte hoeveelheden halon en CFK plaatsvindt;
een juiste en volledige registratie van de financiële geldstroom plaatsvindt.
In deze bijlage wordt soms de term 'gas' gehanteerd voor zowel vloeibare en gasvormige halonen als CFK.
Eén van de onvervangbare maatregelen van interne controle is de aanwezigheid van functiescheiding. Adequate (primaire) functiescheiding is noodzakelijk ombeheersmaatregelen, die noodzakelijk zijn voor de organisatie van de inzameling, het transport, de opslag en de verwerking effectief te laten zijn en om het risico van fouten te verminderen.
De in de AO/IC betrokken partijen zijn: ontdoener, installateur, inzamelaar, verwerker, Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA), het Internationaal Meldpunt Afvalstoffen (IMA,) de uitvoeringsorganisatie (de Nederlandse Organisatie voor Energie en Milieu), Ministerie van VROM, de provincie of gemeente als Wm-bevoegd gezag, de VROM-Inspectie, accountants.
De functiescheiding heeft geen betrekking op de aanwezige functiescheiding binnen de organisatie van deze partijen, maar betreft de minimaal noodzakelijke functiescheiding tussen de diverse betrokken partijen.
Tenslotte is het voor een betrouwbare AO/IC noodzakelijk dat registrerende en controlerende taken mede worden uitgeoefend door onafhankelijke derden.
In het proces vindt op diverse momenten registratie plaats in financiële en afvalstoffen administraties. Dit rapport gaat niet in op de organisatie en de administraties bij de betrokken (private) partijen. De volgende AO/IC-maatregelen dienen echter minimaal aanwezig te zijn:
Werk- c.q. acceptatieprocedures;
Toereikend opgeleid personeel;
Maatregelen, die zeker stellen dat wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving;
Automatisering, die dient te voldoen aan de volgende eisen:
on-line real-time verwerking;
invoercontrole;
de aanwezigheid van een back-up - recovery systeem;
de aanwezigheid van functiescheiding tussen registeren en uitvoeren;
het gebruik van een user-id en wachtwoord;
fysieke beveiliging van de systemen.
Voor een volledig betrouwbare AO/IC is het noodzakelijk dat registratie van de goederenstroom mede plaatsvindt bij een onafhankelijke derde, zoals het LMA en het IMA. Hiervan kan de uitvoeringsorganisatie gebruik maken in haar AO/IC om over een onafhankelijke toets te kunnen beschikken op de aangeleverde gegevens.
Er is uitgegaan van de bestaande goederen-, geld- en formulierenstroom. Indien nodig zijn aanvullende eisen opgenomen. In de tekst is aangegeven op welke onderdelen aanvullende administratieve eisen staan vermeld.
Er is gebruik gemaakt van bestaande controlerende en registrerende instanties, zoals vergunningverleners, handhavers, de VROM-Inspectie, het LMA en het IMA.
In onderstaande figuur zijn de mogelijke goederenstromen schematisch weergegeven.
Figuur 1: Goederenstroom halon en CFK
Het bedrijf (de ontdoener) zal bij het verwijderen of vervangen van de halonen of CFK in de meeste gevallen met zijn installateur in contact treden om zijn halon- of CFK- installatie te laten ontmantelen, eventueel te vervangen of aan te passen, of, in het geval van halonbrandblussers, deze te laten vervangen. Het vervangen of aanpassen wordt niet gezien als meerkosten voor de inzameling van halonen of CFK. De installateur kan het gas tijdelijk opslaan op eigen terrein en zorg dragen dat de inzamelaar het gas bij de installateur op komt halen (Route A). Het is ook mogelijk dat de installateur het gas laat staan bij de ontdoener, waar het direct wordt opgehaald door de inzamelaar (Route B).
De ontdoener zal, voordat het gas van zijn terrein wordt verwijderd, het Omschrijvingsformulier gevaarlijke afvalstoffen (OG-formulier) invullen. Op grond van de Wet Milieubeheer (Wm) dient de ontdoener namelijk voorafgaande aan het transport de geadresseerde/vergunninghouder (i.c. de inzamelaar) op de hoogte te stellen van de eigenschappen, aard en samenstelling van de afvalstoffen. Middels het OG-formulier wordt door de inzamelaar een afvalstroomnummer toegekend.
Voordat transport van het gas plaatsvindt dient door de ontdoener het Begeleidingsformulier gevaarlijke afvalstoffen (hierna: Begeleidingsformulier) ingevuld te worden, dat met het transport meegaat (in de meeste gevallen wordt dit verkregen van de inzamelaar of via de installateur). Hierop wordt ook het door de inzamelaar verstrekte afvalstroomnummer vermeld. Het Begeleidingsformulier betreft een onder verantwoordelijkheid van het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen afgegeven, doorlopend genummerd formulier. Het Begeleidingsformulier wordt door middel van doordruk in vijfvoud opgesteld.
De volgende stappen worden op basis van de formulierenstroom doorlopen.
De inzamelaar stuurt op verzoek van de ontdoener/installateur een OG-formulier naar de ontdoener.
De ontdoener vult het OG-formulier in en stuurt deze retour naar de inzamelaar. De tweede kopie behoudt de ontdoener voor zijn eigen registratie.
De inzamelaar deelt de ontdoener op basis van de ingevulde gegevens mede of hij de partij wel of niet accepteert.
Indien de inzamelaar de partij accepteert, kent de inzamelaar een afvalstroomnummer toe en vult het OG-formulier verder in.
De inzamelaar behoudt de eerste kopie en stuurt het origineel tezamen met één of meer formulieren door naar de ontdoener.
De ontdoener vult (in overleg met inzamelaar) het Begeleidingsformulier in. De ontdoener vult hier onder andere het door de inzamelaar toegekende afvalstroomnummer in en de (geschatte) hoeveelheid. (N.B.: zonder afvalstroomnummer en Begeleidingsformulier mag de partij het terrein van de ontdoener niet verlaten).
De partij wordt naar de inzamelaar vervoerd via een transporteur (dit kan zijn de installateur, de inzamelaar zelf of een transportbedrijf). Na ondertekening door de transporteur behoudt de ontdoener het eerste exemplaar van het Begeleidingsformulier en geeft hij de overige exemplaren mee aan de transporteur. Hiermee heeft de ontdoener het bewijs dat de partij ter verzending is aangeboden.
Bij aflevering van de partij bij de inzamelaar door de transporteur tekent de inzamelaar voor ontvangst op het Begeleidingsformulier. De transporteur krijgt het vierde exemplaar van het Begeleidingsformulier (Administratie-/Vrijwaringsbewijs) mee. In het geval de inzamelaar de partij niet accepteert (bijvoorbeeld in het geval de lading afwijkt van de ingevulde gegevens), zal deze retour worden gestuurd naar de ontdoener en dient de procedure opnieuw te worden doorlopen. Dit kan direct bij aankomst of binnen de acceptatieperiode (ook na analyse van een partij kan blijken dat deze niet aan de eisen voldoet).
Na acceptatie stuurt de inzamelaar het tweede exemplaar van het Begeleidingsformulier naar het LMA voor registratie en stuurt hij het vijfde exemplaar van het Begeleidingsformulier retour naar de ontdoener. De ontdoener dient dit exemplaar te archiveren als bewijs dat de partij door de inzamelaar is ontvangen en geaccepteerd.
De inzamelaar gebruikt het derde exemplaar van het Begeleidingsformulier (vrachtbrief) voor eigen administratie. Het is de installateur toegestaan op grond van 'vrijkomen van afvalstoffen bij eigen werkzaamheden' het gas tijdelijk op te slaan op zijn eigen terrein en deze onder één formulierenset door te sturen naar de inzamelaar. In dit geval treedt de installateur op als ontdoener (en eigenaar). Bij het afvoeren van deze verzamelde partij dient de installateur aan te geven waar de partijen vandaan komen; hiertoe dient een overzicht van de primaire ontdoeners, inclusief adresgegevens toegevoegd te worden. Dit overzicht wordt op dit moment niet verlangd en is een aanvulling op de bestaande formulierenstroom. In het geval van CFK-installateurs dienen deze gegevens ook in de STEK-boekhouding van de installateur opgenomen te zijn. Deze gegevens dienen ook in de administratie van de installateur opgenomen te zijn. Indien de installateur gaat optreden als eigenaar, zal de primaire ontdoener niet beschikken over de benodigde bewijsstukken dat hij het gas rechtsgeldig heeft afgevoerd. De ontdoener dient er in dat geval zelf zorg voor te dragen dat hij een schriftelijke bevestiging ontvangt van de installateur waarin deze vermeldt dat hij het eigendom, en de daarbij horende verantwoordelijkheid voor zorgvuldige verwijdering, van het betreffende gas overneemt.
Haloncilinders zijn niet volledig met halon gevuld; zo is bijvoorbeeld eveneens een component stikstof (drijfgas) aanwezig. Voor haloncilinders is ervoor gekozen de ontdoener te laten betalen voor de daadwerkelijke hoeveelheid halon die, na analyse conform standaardmethoden, in de cilinder wordt aangetroffen
Ook een 6 kg halonblusser zal niet altijd 6 kilogram halonen bevatten. Voor de brandblussers is ervoor gekozen niet de inhoud van de blusser vast te stellen (gewicht), maar ervan uit te gaan dat de hoeveelheid die op de blusser staat vermeld, erin zit. Derhalve moet voor die hoeveelheid worden betaald. Met andere woorden: als een ontdoener een 6 kg halonblusser inlevert, zal deze voor 6 kilogram dienen te betalen, ook als er in werkelijkheid maar 4 kilogram inzit (door lekkage, niet goed vullen e.d.). Indien het handblussers betreft die in goede staat verkeren is het dus niet noodzakelijk de cilinder te wegen en te analyseren. Alleen in een beperkt aantal gevallen, zoals de situatie waarin de kwaliteit van de handblusser opslag niet mogelijk maakt, is overpompen en analyseren noodzakelijk.
De resultaten van de analyse (weegbonnen en analyserapporten) dienen in de administratie opgenomen te worden. Indien na analyse blijkt dat de gegevens op de formulieren niet overeenkomen met de daadwerkelijke omvang en inhoud dan zal de partij aan de installateur/ontdoener worden geretourneerd of dienen de betreffende formulieren (in overleg met de ontdoener) aangepast te worden.
Koelsystemen bevatten vaak mengsels van CFK's en HCFK's. Slechts voor de hoeveelheid CFK (afgerond op tientallen procenten) zal een bijdrage gegeven worden. Daarom zal de inzamelaar de inhoud van de cilinder dienen vast te stellen (gewicht en de samenstelling) middels het wegen van de volle en lege cilinder en het analyseren van de inhoud, conform standaardanalysemethoden. De resultaten (weegbonnen en analyserapporten) hiervan dienen in de administratie opgenomen te worden. Indien na analyse blijkt dat de gegevens op de formulieren niet overeenkomen met de daadwerkelijke omvang en inhoud, zal de partij naar de installateur/ontdoener worden geretourneerd of dienen de betreffende formulieren (in overleg) aangepast te worden.
Na acceptatie van het gas zal de inzamelaar het ingenomen gas opslaan in een daarvoor bestemde opslagplaats (die voldoet aan de vergunningsvoorschriften). De inzamelaar is verplicht het gas over te pompen naar grotere eenheden (toncontainers of ISO-containers), indien dit noodzakelijk is vanwege de slechte staat van de cilinders, indien dit nodig is in verband met transportvoorwaarden, of indien de aanleveringseisen van de verwerkingsinstallatie dit verlangen.
Door het overpompen gaat de directe relatie met de aangemaakte afvalstroomnummers verloren. Een nieuwe partij gas bestaat na het overpompen immers uit gassen met verschillende afvalstroomnummers. Tijdens het proces van overpompen dient hiervoor een stoffenadministratie te worden gevoerd. Hieruit blijkt dat de hoeveelheid gas uit de diverse afvalstroomnummers aansluit bij de hoeveelheid gas die is opgenomen in de nieuwe container; hierbij dient rekening gehouden te worden met de hoeveelheid overige stoffen die zich in de cilinders bevinden. De emissie ten gevolge van het overpompen moet voldoen aan de eisen van de Stichting Erkenning Koelinstallateurs uit de Regeling lekdichtheidsvoorschriften koelinstallaties 1997 in het geval van CFK, en moet zo laag mogelijk zijn in het geval van halonen. Hierbij is er een direct belang voor de inzamelaar om zo een zo hoog mogelijke vergoeding uit de regeling te krijgen.
De inzamelaar zal op afroep de containers met het ingezamelde gas naar de verwerker versturen. Het administratieve proces is vergelijkbaar met het proces zoals dat in zijn werking gaat tussen ontdoener en inzamelaar, indien de verwerker zich in Nederland bevindt. De formulierenstroom wordt weer in gang gezet, maar in dit geval tussen inzamelaar en verwerker. Voor de inzamelaar is het aanvullend van belang dat hij van de verwerker een bevestiging van verwerking ontvangt (vergelijkbaar met een verklaring 'Definitieve Verwijdering' bij verwerking in het buitenland) voor de betreffende partij gas. Deze verklaring wordt voor binnenlandse verwerking op dit moment nog niet verstrekt en is dus een aanvulling op de al bestaande formulierenstroom.
In het geval van verwerking in het buitenland zal de procedure tussen inzamelaar en verwerker anders lopen vanwege de benodigde exportvergunningen en andersoortige formulieren. De volgende procedure dient dan doorlopen te worden.
Voordat de inzamelaar het gas naar de verwerker transporteert, dient hij allereerst een contract afgesloten te hebben met de verwerker. Hij dient een kennisgevingsformulier in te vullen en er dient een financiële zekerheidsstelling geregeld te zijn (borg of bankgarantie). Het kennisgevingsformulier met een kopie van het contract wordt opgestuurd naar de overheid van het land waar de verwerker zich bevindt. Tevens dient het kennisgevingsformulier naar de verwerker en het IMA (en eventueel overige betrokken overheden) gestuurd te worden. Bij een positieve beslissing van het IMA wordt binnen 30 dagen na ontvangstbevestiging van de kennisgeving een vergunning afgegeven; deze wordt aan de inzamelaar en een kopie hiervan aan de betrokken overheden gestuurd.
Drie dagen voordat transport van het gas plaatsvindt, dient door de inzamelaar een transportformulier ingevuld te worden dat, evenals de vergunning, met het transport meegaat. Een kopie van het transportformulier dient aan het IMA en overige betrokken overheden gestuurd te worden. De verwerker dient binnen drie dagen na ontvangt van de partij het transportformulier verder in te vullen en te retourneren. Tevens dient deze een kopie van het formulier aan de betrokken overheden te sturen. Maximaal 180 dagen na de ontvangst van het transport bij de verwerker dient de partij verwerkt te zijn en een verklaring 'Definitieve Verwijdering' aan de inzamelaar en de betrokken overheden (incl. het IMA) gestuurd te zijn. Zodra deze verklaring bij het IMA binnen is, wordt de borg teruggestort of wordt de bankgarantie vrijgegeven. De inzamelaar dient het contract met de verwerker, de kennisgevingsformulieren, de transportformulieren en de verklaringen 'Definitieve Verwijdering' te archiveren. Een kopie van de verklaring dient bij het aanvragen van de subsidie meegestuurd te worden, als bewijs dat de partij daadwerkelijk verwerkt is.
In onderstaande figuur is de geldstroom grafisch weergegeven.
Figuur 2: geldstroom inzameling
A is het vaste tarief dat de ontdoener betaalt aan de inzamelaar: € 5,- per kilogram gas. B is de vergoeding voor het inzamelklaar maken van het gas die de inzamelaar betaalt aan de installateur. In het geval van CFK uit een koelinstallaties bedraagt deze vergoeding € 1,50/kg. In het geval van halon afkomstig uit een brandblusinstallatie is dit € 0,25/kg. In het geval van halon afkomstig uit een handblusser bedraagt de vergoeding € 1,25/kg. C zijn de kosten die de inzamelaars maken. D is het verwerkingstarief. VROM betaalt via de uitvoeringsorganisatie het tekort van de inzamelaars, tot een maximum van € 5,- per kilogram gas.
De ontdoener betaalt het door de minister vastgestelde tarief (per kilogram) voor inzameling en verwerking aan de inzamelaar; hiertoe stuurt de inzamelaar een factuur naar de ontdoener samen met het vijfde exemplaar van het Wet milieubeheer Begeleidingsformulier (WMB). Indien de installateur werkzaamheden heeft verricht ten behoeve van de verwijdering en inzameling, stuurt deze een factuur naar de inzamelaar, waarin de hoeveelheden gas en de gegevens van de ontdoener zijn opgenomen. De installateur mag slechts het door de minister vastgestelde tarief in rekening brengen bij de inzamelaar. De vergoeding voor de werkzaamheden van de installateur betreffen de meerkosten die direct zijn te relateren aan het verwijderen van het gas, zoals personeelskosten, kosten van klein materiaal, van transport en van opslag, en administratieve kosten.
Indien de installateur optreedt als ontdoener (van verschillende ingezamelde hoeveelheden), betaalt deze ook het door de minister vastgestelde tarief (ontdoeners) voor inzameling en verwerking aan de inzamelaar; hiertoe stuurt de inzamelaar een factuur naar de installateur samen met het vijfde exemplaar van het WMB-formulier. Dit tarief kan hij zelf weer in rekening brengen bij de primaire ontdoeners en hij kan vervolgens het door de minister vastgestelde tarief voor installateurs in rekening brengen bij de inzamelaar.
De factuur aangaande de verwerkingskosten wordt door de inzamelaar aan de verwerker betaald op basis van de ontvangen verklaring 'Definitieve Verwerking'. De inzamelaar zal deze verwerkingskosten, voorzover ze onder de regeling vallen, op een dusdanige wijze in de administratie verwerken dat de gegevens ten behoeve van de subsidie-aanvraag zijn te herleiden. Dit kan bijvoorbeeld gerealiseerd worden door een separate grootboekrekening 'Verwerkingskosten Halon/CFK' te gebruiken.
De inzamelaar vraagt bij de uitvoeringsorganisatie de subsidie voor het door hem ingezamelde en verwerkte gas aan. De aanvraag voor een subsidie op grond van de regeling geschiedt middels een door de minister voorgeschreven standaardformulier. De inzamelaar moet de afvalstoffenregistratie en de bewijsstukken van verwerking kunnen overleggen. Bij de subsidie-aanvraag dient de inzamelaar een accountantsverklaring over te leggen.
De aanvraag die de inzamelaar opstelt, is gebaseerd op de afgegeven afvalstroomnummers/Begeleidingsformulieren waarvan de gegevens zijn verwerkt in het bestand afvalstoffen en de verklaringen 'Definitieve Verwijdering' ontvangen van de verwerkers. Door het overpompen gaat echter, zoals reeds eerder aangegeven, de directe relatie tussen de afvalstroomnummers/Begeleidingsformulieren en de verklaringen 'Definitieve Verwerking' verloren. Meerdere partijen worden immers samengevoegd. Hiervoor dient de inzamelaar een stromenbalans op te stellen waaruit blijkt dat de hoeveelheid ontvangen gas is verwerkt dan wel nog in de opslag aanwezig is. Of de ingediende verantwoording die ten grondslag ligt aan de aanvraag aan de door de minister gestelde eisen voldoet, is ter beoordeling van de uitvoeringsorganisatie. Deze kan hiertoe een accountant inschakelen die de verantwoording controleert.
De subsidie wordt uitbetaald door de uitvoeringsorganisatie op het moment dat verwerking heeft plaatsgevonden. Aangezien de doorlooptijd voor het inzamelen minder dan 2 jaren betreft en de doorlooptijd voor verwerking naar verwachting langer, krijgt de inzamelaar te maken met de noodzaak van voorfinanciering.
De uitvoeringsorganisatie krijgt van het Ministerie van VROM de benodigde gelden ter beschikking gesteld.
De AO/IC ten aanzien van het inzamelen en verwerken behelst niet een beschrijving van de volledige AO/IC van een inzamelaar. Slechts die aspecten van de informatievoorziening worden beschreven die direct zijn te relateren aan het onderhavige onderwerp.
Bij de informatievoorziening kan onderscheid worden gemaakt tussen een financiële en operationele administratie. Voor deze informatievoorziening is aangesloten bij de reeds aanwezige bestanden. Voor de inzameling zijn voor de inzamelaar met name de volgende bestanden uit de operationele administratie van belang:
Bestand afvalstoffen (afvalstroomnummers, afvalstofcodes, klant, hoeveelheden)
Bestand procesgegevens overpompinstallatie
Bestand analyseresultaten en -methoden
Bestand gegevens meet- en analyseapparatuur
Bestand met weegresultaten en -methoden (in- en uitgaande gasstroom)
Bestand met stoffenbalans.
Het bestand afvalstoffen oftewel het afvalstromenregister is een belangrijke operationele administratie doordat het een totaalbeeld geeft van de door de inzamelaar geaccepteerde gasstromen. Het is ook dit bestand dat actuele overzichten moet opleveren die voor het bevoegde gezag ter inzage beschikbaar zijn. Zowel de ontdoener als een inzamelaar en een verwerker van (gevaarlijke) afvalstoffen zijn reeds verplicht een eigen administratie van deze stoffen bij te houden. De inzamelaar moet zo bijvoorbeeld in het geval van een verzamelde partij gas kunnen aantonen waar de diverse ingenomen partijen gas vandaan komen. De aanvoer, het bezit en de afvoer van gevaarlijke stoffen, waaronder halonen en CFK, moeten uit deze registratie blijken.
Bij het afgeven van een afvalstroomnummer en een Begeleidingsformulier voor een nog in te zamelen partij gas worden deze gegevens direct geregistreerd in het bestand afvalstoffen door de inzamelaar. Bij het overpompen van gas na inname moet de afvalstofcode van de nieuw gevulde cilinder kunnen worden toegekend aan de betreffende afvalstroomnummers/WMB-formulieren.
Wat betreft de financiële administratie zijn, naast de grootboekadministratie, met name de bestanden debiteuren, crediteuren en tarieven van belang. Bij iedere registratie van een afvalstroomnummer zal de inzamelaar in zijn debiteurenbestand de vergoeding van de ontdoener opnemen. Het crediteurenbestand zal onder andere worden gebruikt om de te betalen facturen van verwerking en de betalingen aan de installateurs te registreren. In het bestand tarieven worden de diverse tarieven/kosten geregistreerd die verband hebben met het inzamelen van het gas.
Het geheel van registraties dat plaatsvindt in de operationele en financiële administraties is basis voor de bewijslast die de inzamelaar heeft voor de te verstrekken subsidie na verwerking. Alle kosten en procesmatige handelingen die direct zijn te relateren aan de inzameling en verwerking van de gassen zal de inzamelaar op een dusdanige wijze in zijn administratie moeten vastleggen dat deze toegankelijk en controleerbaar zijn.
Regelgeving die op dit bijlage is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)
Geen
Beleidsregels en circulaires die dit bijlage als wettelijke bevoegdheid hebben
Geen
Artikelen of vergelijkbare tekst die verwijzen naar dit bijlage
Geen
(18-02-2015)
|
Datum van inwerking- treding |
Terugwerkende kracht |
Betreft |
Ondertekening |
Bekendmaking |
Kamerstukken |
Ondertekening |
Bekendmaking |
Opmerking |
|
30-08-2011 |
t/m 30-06-2011 |
intrekking-regeling |
24-08-2011 |
24-08-2011 |
||||
|
nieuwe-regeling |
23-08-2002 |
23-08-2002 |
||||||
