Q&A over aanbestedingen, compensatie en corona

Aanbesteding: dient de aanmeldings- en/of inschrijvingstermijn verlengd te worden?

Het indienen van een aanmelding en inschrijving vergt veel tijd en onderlinge afstemming. Nu veel werknemers vanuit huis werken is het daarom een grote, wellicht zelfs onmogelijke opgave om tijdig een aanmelding of inschrijving in te dienen. Veel aanbestedende diensten zullen in lopende aanbestedingsprocedures de termijn waar mogelijk verlengen, hoewel zij daartoe niet verplicht zijn. Aanbestedende diensten worden daartoe ook opgeroepen door PIANOo. Inschrijvers kunnen zich ook buiten de Nota van Inlichtingen om tot de aanbestedende dienst wenden met het verzoek de termijn te verruimen. In dat geval is het wel van belang dat de communicatievoorschriften uit het aanbestedingsdocument strikt in acht worden genomen, zoals het uitsluitend benaderen van de genoemde contactpersonen. Bij Europese aanbestedingen en nationale aanbestedingsprocedures die vooraf zijn aangekondigd is voor het verlengen van de termijn een rectificatie van de aankondiging vereist, waarin de verruimde termijn wordt vermeld.

Aanbesteding: kan een aanbestedende dienst snel opdrachten gunnen en waar moet op gelet worden?

Bij de bestrijding van het coronavirus is goed denkbaar dat aanbestedende diensten snel leveringen en diensten willen inkopen. Denk bijvoorbeeld aan essentiële producten en diensten voor de (gezondheids)zorg. Voor de centrale overheid is het Europese drempelbedrag € 139.000,-; voor provincies, gemeenten, waterschappen en publiekrechtelijke instellingen is dat € 214.000,-.

Bovendrempelige opdrachten

1. Indien de geraamde waarde van de opdracht het drempelbedrag overschrijdt is deel 2 van de Aanbestedingswet van toepassing en moet de opdracht in beginsel Europees worden aangekondigd;

2. Een bijzondere procedure waarbij dit niet is vereist is de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging. Toepassing van deze procedure biedt de mogelijkheid om één op één te gunnen. In het kader van de bestrijding van het coronavirus is de toepassingsvoorwaarde ‘dwingende spoed’ relevant. De aanbestedende dienst zal moeten motiveren waarom de levering of de dienst zo snel ingekocht moet worden dat één op één gunning (zonder aankondiging) geboden is. Gemotiveerd zal moeten worden dat zelfs de versnelde procedure als bedoeld in artikel 2.74 van de Aanbestedingswet (waarbij wél een Europese aankondiging plaatsvindt maar de inschrijvingstermijn wordt verkort tot 15 dagen) geen soelaas biedt;

3. Aan de motivering dat sprake is van dwingende spoed dient aandacht te worden besteed, omdat indien deze motivering niet sluitend is, de overeenkomst binnen uiterlijk 6 maanden vernietigd kan worden omdat in dat geval een Europese aankondiging ten onrechte achterwege is gebleven.

Onderdrempelige opdrachten

1. Indien de geraamde waarde van de opdracht het drempelbedrag niet overschrijdt is deel 2 van de Aanbestedingswet niet van toepassing;

2. Afdeling 1.2.1 van de Aanbestedingswet is onverkort van toepassing;

3. In paragraaf 3.4.2 van de Gids Proportionaliteit is aangegeven dat voor onderdrempelige opdrachten in principe geen wettelijke procedure is voorgeschreven. In de Gids Proportionaliteit is daarom een schema weergegeven waarmee een handvat wordt geboden voor het bepalen van een procedure aan de hand van de waarde van een onderdrempelige opdracht;

4. Vaak hanteren aanbestedende diensten inkoopbeleid. Bijvoorbeeld: bij leveringen en diensten vanaf € 75.000,- een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure toepassen;

5. Indien wordt afgeweken van het ‘balkjesschema’ uit de Gids Proportionaliteit en/of het eigen inkoopbeleid door een opdracht (snel) één op één te gunnen, dient dit te worden gemotiveerd op basis van objectieve criteria (artikel 1.4 lid 1 sub a Aanbestedingswet). Het gaat dan onder andere om de omvang van de opdracht, de baten en lasten van een bepaalde procedure, de omvang en structuur van de markt en de geografische liggen van de plaats van uitvoering. Hierbij kan ook het spoedeisende karakter worden opgevoerd;

6. Afdeling 1.2.2 is daarnaast van toepassing indien sprake is van een opdracht met een duidelijk grensoverschrijdend belang. Een duidelijk grensoverschrijdend belang kan met name blijken uit de economische waarde van de opdracht, bezien in samenhang met de plaats van uitvoering en de specifieke kenmerken ervan. Dit is zeer casuïstisch, maar zo zal een opdracht met een geraamde waarde van bijvoorbeeld €200.000,- van een aanbestedende dienst in een grensstreek sneller een duidelijk grensoverschrijdend belang vertegenwoordigen, zeker indien te verwachten is dat ook buitenlandse ondernemingen deze opdracht zouden willen en kunnen uitvoeren. Indien sprake is van dwingende spoed hoeft, in afwijking van de hoofdregel, geen passende mate van openbaarheid van de aankondiging plaats te vinden (artikel 1.9 lid 3).

Aanbesteding: kan ik mijn inschrijving intrekken omdat de planning uitloopt?

Indien in de aanbestedingstukken een gestanddoeningstermijn is opgenomen, kwalificeert een inschrijving als een onherroepelijk aanbod die niet kan worden ingetrokken. Indien de aanbestedende dienst de opdracht aan u gunt, zult u dus in de regel moeten leveren wat u hebt aangeboden. Het beschikbaar stellen van meer budget en/of andere voordelen zal als een niet toegestane wezenlijke wijziging kwalificeren.

Sluiting horeca, sportscholen e.d. en afgelasting van evenementen t/m 6 april 2020: begrijpelijk, maar kan een verzoek worden gedaan om gecompenseerd te worden?

Ervan uitgaande dat de overheid rechtmatig handelt door horeca, sportscholen e.d. te sluiten en evenementen af te gelasten kan een verzoek om nadeelcompensatie worden gedaan. Voor wat betreft de sluiting van horeca, sportscholen e.d. dient het verzoek te worden gericht tot de Veiligheidsregio, die een noodverordening vaststelt. Wijst de Veiligheidsregio het verzoek (deels) af, dient de Veiligheidsregio te worden gedagvaard en zal de civiele rechter een oordeel geven. Gaat het om de intrekking van een evenementenvergunning waardoor het evenement niet door kan gaan kan de gemeente om nadeelcompensatie worden verzocht. De gemeente neemt vervolgens een besluit, waartegen bezwaar en (hoger) beroep openstaat. Indien het evenement niet doorgaat vanwege een in werking getreden gemeentelijke Noodverordening, dienen organisatoren zich eerst tot de gemeente te richten. Wijst de gemeente het verzoek (deels) af, dient de gemeente gedagvaard te worden en zal de civiele rechter een oordeel geven.

Wat zijn de gevolgen als ik me niet aan de verboden van de overheid houd?

Tegen overtreding van een Noodverordening kan bestuursrechtelijk worden opgetreden. Er kan een last onder dwangsom, een last onder bestuursdwang of een bestuurlijke boete worden opgelegd. Daarnaast is overtreding van een Noodverordening strafbaar, met een maximum van 3 maanden celstraf. Gelet op de ernst van de situatie dient u er ernstig rekening mee te houden dat strafrechtelijk zal worden opgetreden.

Kan ik voorkomen dat het bestuursorgaan handhaaft?

Wanneer een last onder dwangsom is opgelegd kunt u verzoeken de last op te heffen of de looptijd ervan op te schorten (artikel 5:34 lid 1 Awb). Het bestuursorgaan kan hiertoe besluiten wanneer sprake is van tijdelijke gehele of gedeeltelijk onmogelijkheid om aan de last te voldoen. Onder ‘onmogelijkheid’ valt ook overmacht. Het is verdedigbaar dat in verschillende gevallen de Coronacrisis een legitieme reden voor overmacht is.

Door Harald Wiersema, Jack van Beers en Jan van Heijningen.