Sinds december 2009 geldt de Dienstenwet en aanverwante regelgeving. De omgevingsvergunning valt onder de reikwijdte van de Dienstenwet. De berichtenbox voor bedrijven, ofwel het dienstenloket is toen ook in deze wet geregeld. Het is een beveiligde e-mail voorziening, die door ondernemers gebruikt mag worden. Voor alle vergunningen, die onder de reikwijdte van de Dienstenwet vallen. De provincie Noord-Brabant is sinds 2010 pilot organisatie voor doorontwikkeling en promotie van de berichtenbox voor bedrijven. Dat heeft al veel noviteiten opgeleverd: de box wordt nu ook ingezet voor interbestuurlijke communicatie, zoals over de gemeentebegroting. Alle overheden in Nederland zijn bij wet verplicht aangesloten op de berichtenbox. Recent nog zijn de Brabantse omgevingsdiensten aangesloten.
Provincie Noord-Brabant is pilot organisatie berichtenbox en werkt samen
Sinds december 2009 geldt de Dienstenwet en aanverwante regelgeving. De omgevingsvergunning valt onder de reikwijdte van de Dienstenwet. De berichtenbox voor bedrijven, ofwel het dienstenloket is toen ook in deze wet geregeld. Het is een beveiligde e-mail voorziening, die door ondernemers gebruikt mag worden. Voor alle vergunningen, die onder de reikwijdte van de Dienstenwet vallen. De provincie Noord-Brabant is sinds 2010 pilot organisatie voor doorontwikkeling en promotie van de berichtenbox voor bedrijven. Dat heeft al veel noviteiten opgeleverd: de box wordt nu ook ingezet voor interbestuurlijke communicatie, zoals over de gemeentebegroting. Alle overheden in Nederland zijn bij wet verplicht aangesloten op de berichtenbox. Recent nog zijn de Brabantse omgevingsdiensten aangesloten.
Ondernemers kenden de berichtenbox nog niet, omdat er door overheid of software leveranciers weinig reclame voor is gemaakt sinds 2010. Dat gaat zeker veranderen. Door de plannen voor Digitaal2017 en de invoering van de (voorgenomen) Wet e-overheid zal de bekendheid en het gebruik van de berichtenbox verder gaan toenemen.
In Brabant is sprake van regelmatig gebruik van de berichtenbox. De persoonlijke benadering van gebruikers staat voorop in de aanpak van provincie en de Vereniging Brabantse Gemeenten. In 2015 gaan partners van het doorbraakproject Massaal Digitaal (provincie NB, Bol.com, ministerie EZ, BZK) gebruikers feedback verzamelen om het gebruik een stevige impuls te geven. De provincie deelt haar tools en ervaringen ondertussen met medeoverheden en met ondernemers.
Ondernemers die de berichtenbox hebben ontdekt blijven terugkomen als gebruiker. Zij ervaren deze dienstverlening als een verlichting van hun administratieve lasten. Vooral door de snellere afhandeling van verzoeken dan met de post (doorgaans een werkweek). De Dienstenwet garandeert de aflevering bij alle overheden in het land en de berichtenbox biedt beveiligde communicatie (anders dan e-mail). Ondernemers blijken dit bijzonder te waarderen.
Overheden hebben nog weinig ervaring opgedaan met behandeling van berichten. De kennis van de juridische basis Dienstenwet en aanverwante regelgeving kan beter. Als de dienstverlening niet op orde is ontstaan er misverstanden, of ernstige gebreken in de besluitvorming. De provincie heeft daarom haar werkproces en dat van de omgevingsdiensten Dienstenwet-proof ingericht. De tips en tools hiervoor deelt zij via portals, zoals Infomil, Kenniscentrum Europa decentraal, RVO.nl (Ondernemersplein) en de Brabantsite. Infomil heeft sinds eind januari 2015 de werkwijze OLO-berichtenbox nog eens extra toegelicht in een aantal FAQs. Zie bijvoorbeeld:
http://www.infomil.nl/onderwerpen/integrale/omgevingsloket/menu/vragen-antwoorden-0/aanvraag/vooroverleg/@146527/berichtenbox-0/
Wat zijn de juridische gevolgen van de gecombineerde aanvraag OLO-berichtenbox?
Zon combinatie is mogelijk door een berichtenbox naam op te geven in de aanvraagmodule OLO. Daarmee geeft de aanvrager te kennen dat hij via zijn berichtenbox benaderd kan worden. Dan geldt art. 14 lid 1 sub b. en lid 3 Dienstenwet, een lex specialis ten opzichte van art. 2:14 lid 1 Awb. De behandelende overheid dient de digitale voorkeur van de aanvrager voor afhandeling, retour communicatie via het dienstenloket (transactie functie berichtenbox) te respecteren. Zie ook de Memorie van toelichting Dienstenwet TK 31579,3 pag. 99-100.
Een (digitaal) antwoord mag dan ook niet meer via brief, e-mail, fax, SMS of plaatsing op een portal plaatsvinden. Backoffice of document management software zal ten minste compatibel moeten zijn voor de reply via dit berichtenbox systeem. Iedere andere wijze van beantwoording is geen passende, correcte wijze van beantwoording of bekendmaking in de zin van de Dienstenwet.
Het OLO maakt het de overheid gemakkelijk aan de wet te voldoen, omdat het technisch onmogelijk is een door aanvrager bij de aanvraag opgegeven berichtenbox adres te wijzigen. Het systeem onthoudt de berichtenbox naam, waardoor beantwoording via OLO automatisch via de berichtenbox loopt.
Omdat de Dienstenrichtlijn een zo spoedig mogelijke digitale afdoening garandeert zijn in de Dienstenwet enkele bijzondere regelingen voor elektronisch bestuurlijk verkeer opgenomen. De ontvangstbevestiging (art. 29 Dienstenwet) wijkt af van artt. 4:1-4:6 Awb. Bijzonder is de verplichting om de uiterste datum van afhandeling te noemen en de rechtsmiddelen te vermelden. En art. 18 lid 1 sub c. van de Dienstenregeling centraal loket en het IMI geeft een bijzondere verplichting om wanneer de berichtenbox naam daar is ingevuld - een kopie van een ingevuld complex webformulier (Eformulieren, zoals bijv. OLO) in de berichtenbox te plaatsen samen met de ontvangstbevestiging , bedoeld in art. 29 Dienstenwet.
De van de Awb afwijkende Dienstenwet regeling voor opschorting van de behandeling, maximaal een maal, blijft hier onbesproken. Deze bevordert ook de spoedige afhandeling.
De provincie heeft het beheer van de berichtenbox centraal in de organisatie bij haar KCC Brabantloket belegd. Om medeoverheden te helpen bij het inrichten van de beantwoording via de berichtenbox deelt zij haar werkinstructie en modelberichten voor ontvangstbevestiging, ook voor afhandeling van aanvragen ingekomen via het OLO. Zie hier:
http://www.europadecentraal.nl/wp-content/uploads/2013/01/Werkinstructie-berichtenbox-en-IMI-samenhang-met-OLO.pdf
.
Daarin staat over art. 18 lid 3 van de Dienstenregeling: Dit is tevens de trigger om een afschrift van de ontvangen aanvraag te plaatsen in de berichtenbox van de aanvrager. Dit kan gedaan worden door de interne beheerder van het OLO. In deze gevallen stuurt de ontvangende medewerker van ECL hiervan bericht naar het Brabantloket ter kennisgeving dat een aanvraag is ontvangen waarbij afhandeling via de Berichtenbox moet plaatsvinden. Deze werkwijze heeft de provincie ook aan de Brabantse RUDs gecommuniceerd.
Voor de art. 29 Dw-ontvangstbevestiging via de berichtenbox , zie de site van Expertisecentrum digitale dienstverlening voor bedrijven
https://www.e-overheidvoorbedrijven.nl/web/toolkits/detail_toolkit/-/asset_publisher/NlH9/content/berichtenbox-noord-brabant
.
Wat zijn de gevolgen van het opnemen van de berichtenbox naam in het Handelsregister NHR?
Overheden willen bedrijven in de toekomst zoveel mogelijk werk uit handen nemen door een passend niveau van digitale dienstverlening. Bijvoorbeeld met vooringevulde Eformulieren, die via de berichtenbox kunnen worden ingediend. Of met het toezenden van overheids informatie op maat via de berichtenbox. Dat kan nadat ondernemer zijn berichtenbox naam heeft laten opnemen in het Handelsregister, zie
http://www.ondernemersplein.nl/berichtenbox-voor-bedrijven/berichtenboxnaam-registreren-in-het-handelsregister/
De MVT van art. 11, onderdeel b. Handelsregisterbesluit 2008 geeft aan :
Bovendien volgt uit de huidige opzet van de berichtenbox dat het elektronisch verkeer eerst door de bedrijven geïnitieerd moet worden, voordat ook de aangezochte overheid met het desbetreffende bedrijf elektronisch kan communiceren. Het in het handelsregister opnemen van hun elektronische adres, de naam van de berichtenbox, stelt bedrijven in staat zich beter langs elektronische weg te identificeren en bereikbaar te worden voor elektronisch verkeer dat door overheden wordt geïnitieerd. Door de opname in het handelsregister worden overheden in staat gesteld op eigen initiatief zelf berichten op een betrouwbare wijze langs elektronische weg te verzenden naar bedrijven. Het betreft zowel de berichten verbonden aan procedures en formaliteiten als bedoeld in de Dienstenwet als de procedures en formaliteiten buiten het kader van de Dienstenwet voor zover de verantwoordelijke overheidsinstantie gebruik maakt van de berichtenbox voor het realiseren van het elektronisch verkeer ten aanzien van deze andere procedures en formaliteiten en dit overeenkomstig artikel 2:15, eerste lid, Algemene wet bestuursrecht kenbaar heeft gemaakt. Dit past bij het niveau van dienstverlening die steeds meer door de overheid wordt aangeboden. Hierbij kan worden gedacht aan bijvoorbeeld het versturen van een herinnering aan een bedrijf dat de vergunning binnenkort afloopt en dat een verzoek om verlenging moet worden ingediend. Ook kan worden gedacht aan het pro-actief verstrekken van voorlichting. Door de mogelijkheid te bieden zelf het elektronisch berichtenverkeer te initiëren, kan de overheid ook langs elektronische weg dergelijke vormen van dienstverlening aan de bedrijven realiseren.
