Menu

Zoek op
rubriek
Omgevingsweb
0

Verduurzaming vastgoed organiseren

Er gebeurt veel op het verduurzamingsfront. Logisch, want we hebben ons ambitieuze doelen gesteld vanuit de overtuiging dat gezien klimaatveranderingen (en de onomkeerbaarheid daarvan) wachten geen optie meer is. Er is dus veel beweging, de uitdaging is enorm en we hebben te maken met een tekort aan mensen en materialen om überhaupt in de buurt van doelstellingen te komen. Dat houdt in dat we te maken hebben met onhaalbare ambities als we niet snel behoorlijk fundamenteel anders gaan organiseren. Maar wat zouden we dan echt anders moeten doen?

21 juni 2022

Jeroen Tazelaar en Fay van Zeijl zijn in gesprek gegaan met het PPS Netwerk Nederland over de organisatie van de verduurzamingsopgave en implementatie van doelen.

Aan het begin van dit gesprek hebben we vastgesteld dat klimaatverandering en de gevolgen daarvan bij vrijwel alle organisaties een urgent vraagstuk is. Iedereen wil ‘iets doen’ om bij te dragen aan de transitie naar een duurzame samenleving. En toch doen we (opgeteld) nog steeds niet genoeg. Hoe komt dat?

Jeroen: 'Als maatschappij zijn we het overwegend eens dat de nut en noodzaak van duurzaamheidsmaatregelen op de kortere termijn met name in de energie zit. Daar moét iets veranderen. Natuurlijk is het mooi dat iedereen zich wil inzetten voor een betere wereld. Maar wat hebben we dan nodig om die verandering te realiseren? Ervaring in de vastgoed- en huisvestingomgeving leert dat het helpend is om sturende mechanismes te hebben of het nude wortel of de stok is. De wetgeving is nu de stok, dus we moéten aan de slag, dat is geen keus meer. Zo simpel is het ook. Geld is een mechanisme dat goed werkt. Dus in die zin denk ik dat er een echte verandering aan het ontstaan is. We zien wel dat vastgoedeigenaren en gebruikers ‘iets’ willen/moeten met thema’s als circulariteit maar nog worstelen met de ‘wat’ en het ‘hoe’. Daardoor hapert het.'

Fay: 'Veel organisaties weten én vinden inderdaad dat ze iets moeten doen met duurzaamheid. Mijn eerste vraag is 'wat is dat ‘iets’?'. Je kunt namelijk het woord ‘duurzaamheid’ gebruiken, maar daarmee heb je nog geen heldere definitie van je doelstellingen. Het roept dus vragen op als: wat betekent duurzaamheid voor de organisatie? Gaat het om CO2-reductie, biodiversiteit of is dat circulair bouwen? Zolang hier nog geen duidelijk antwoord op is, blijft het lastig om een vertaalslag te maken van duurzaamheidambities naar de realisatie daarvan. De best practices zien we dan ook veelal bij organisaties die hun visie helder weten te formuleren en dat concreet kunnen aansluiten bij hun doelstellingen.’

De definitie van ‘duurzaamheid’ is op zichzelf dus al een black box waar iedereen één ding uitpakt. Waar moeten we volgens jullie beginnen met die verduurzaming?

Fay: 'Organisaties met een grote vastgoedportefeuille moeten vooral kijken naar waar ze de meeste impact kunnen maken. Eén ding is zeker: of je nu vijftien of 150 gebouwen hebt, er is een grote klimaatimpact te maken door vermindering van je energieverbruik, en – als je nieuwe dingen bouwt – in de materialen die je gebruikt. Dus die vertaalslag is nog wel redelijk makkelijk te maken. De uitdaging zit ‘m vooral in de transitie die je als organisatie moet maken. Dat houdt namelijk in dat je ‘verduurzaming’ niet ziet als een geïsoleerd vraagstuk, maar als onderdeel van het geheel.'

Wat moet (urgent) worden verbeterd en waar liggen (onbenutte) kansen?

Fay: 'Er zijn een aantal pioniers geweest die zijn gaan verduurzamen en het wiel zijn gaan uitvinden. Maar het IPCC-verslag dat onlangs verscheen kwam wederom met alarmerende conclusies en een heel duidelijke boodschap: de grote massa moet nu om. Het zijn niet louter de organisaties die duurzaamheid als ‘stokpaardje’ hebben, iedereen moet mee.

En wat die organisaties betreft, we kijken onvoldoende naar hoe de organisatie is gestructureerd om te zorgen dat duurzaamheid daarin efficiënt en effectief kan landen. Dat was voor ons de aanleiding om te werken met het ‘Volwassenheidsmodel’ om juist dat aspect naar de voorgrond te halen.'

Jeroen: 'We moeten onze organisaties slimmer inrichten en nauwer aan laten sluiten bij de eisen van de opgave. Het gaat hierbij niet om de vastgoedorganisatie, maar om de organisatie van vastgoed. In de beginfase van het verduurzamingsvraagstuk zag je vooral pioniers die het wiel aan het uitvinden waren met allerlei (technische) experimenten. De uitkomsten van die pilots zijn inmiddels voor een groot deel uitgewerkt en doorgevoerd in vervolgprojecten. Nu zien we, dat we een transitie maken naar een nieuw ontwikkelingsstadium van de opgave. Een fase waarin het nog belangrijker is om antwoord te hebben op de vraag over ‘hoe’ je het organiseert. We moeten dus niet louter stilstaan bij die (technische) oplossingen, maar ook bij hoe je die oplossingen integraal in je bedrijfsvoering, vastgoedbeheer en projectontwikkeling integreert. En dat raakt aan dat ‘Volwassenheidsmodel’ waar Fay aan refereerde. Het model legt bloot in hoeverre een vastgoedorganisatie/afdeling (in)gericht is op de opgave die aan die organisatie wordt gesteld. Dat is vaak maatwerk want voor ieder organisatie ligt het vraagstuk net iets anders. Bijvoorbeeld: voor een kleine gemeente ziet de kwestie er anders uit dan voor een grote gemeente als Amsterdam. De uitdaging is daar groter, complexer en er is meer maatschappelijke druk.'

'We moeten dus niet louter stilstaan bij die (technische) oplossingen, maar ook bij hoe je die oplossingen integraal in je bedrijfsvoering integreert.'

Hebben jullie dat ‘Volwassenheidsmodel’ sec voor duurzaamheidsopgaven ontwikkeld?

Jeroen: 'Nee, want wij zagen dat er in allerlei organisaties, bijvoorbeeld gemeentelijke vastgoedorganisaties, allerlei zaken misliepen. En wat er misgaat is vaak niet slechts gerelateerd aan specifiek project maar omdat er vaak ‘weeffouten’ in de gehele organisatie zitten. Daarom besteden we in dit organisatiemodel aandacht aan vijf pijlers: strategie en beleid, processen en organisatie, besturing en beheersing, informatiesystemen en mensen en cultuur. Deze vijf invalshoeken kun je onderverdelen in een aantal niveaus. Als vastgoedorganisatie hoor je te functioneren op een niveau dat passend is bij de eisen van je opgave. Zo zien we dat de verduurzamingsopgave een bepaald niveau op elk van die pijlers verlangt. Je kunt bijvoorbeeld een top of the bill vastgoedsysteem hebben [pijler informatiesystemen], maar als je in de pijler mensen en cultuur geen mensen hebt die daar iets mee kunnen, ben je natuurlijk heel snel klaar. Dat is dus een basisvoorwaarde. Maar, het zal je verbazen hoe vaak het nog voorkomt, dat organisaties een zeer ambitieus (vastgoed)beleid hebben, maar uiteindelijk iedereen en de processen in de organisatie (in)gericht zijn op een snelle implementatie van projectmanagement-‘klusjes’.

Het model biedt onder andere ook uitkomst voor verduurzamingsopgaven omdat duurzaamheid per definitie een bijzondere lange termijnopgave is. Daardoor vergt het een integrale benadering van de portefeuille. Je kunt de opgave natuurlijk in kleinere projecten opknippen, maar daarmee laat je [als grotere vastgoedeigenaar], kansen onbenut. Dat geldt voor zowel grote als kleine vastgoedorganisaties. In die zin is duurzaamheid ook een katalysator voor de professionalisering van de organisatie.'

‘What if’ men deze aanpak niet adopteert, wat lopen ze mis?

Jeroen: 'Het is natuurlijk een risicobeheersingsmodel. Zoals ik eerder zei, nut en noodzaak van duurzaamheid zijn inmiddels wel duidelijk. Dat betekent ook dat je, als je het niet goed organiseert, met de nadelige consequenties te maken zult krijgen. Dat is te voorkomen door je organisatiekracht op orde te brengen. Een tweede bijvangst is, dat je niet alleen een beter antwoord zult geven op je duurzaamheidsvraagstuk, maar ook op alle andere doelstellingen van je vastgoedorganisatie. Het zou kunnen dat je hierdoor je portefeuille effectiever inzet, met meer maatschappelijk en/of financieel rendement. Kortom, je gaat minder ad hoc optimaliseren, wat in feite een verborgen sub-optimalisatie is.'

Fay: 'Een toevoeging op Jeroen is, dat je door deze benaderingswijze ook meer focus brengt in de te maken verbeteringsslag van je organisatie. Je krijgt namelijk antwoord op de vraag welke onderdelen van je vastgoedorganisatie verder ontwikkeld moeten worden. In veel projecten zie je dat projectdirecteuren alleen geïnteresseerd zijn in voorspellende energiegegevens. Je bent gigantisch veel tijd kwijt om deze informatie te krijgen, terwijl assetmanagers vooral willen weten welke maatregelen zij nu kunnen treffen.'

'In een wereld van schaarste aan mensen en middelen kun je je capaciteit beter voor dat laatste inzetten.'

Hoe kun je in deze transitie naar meer integraliteit stakeholders incentiveren c.q. hun belangen respecteren?

Jeroen: 'Goed dat je daarop wijst. Waar het vaak misgaat is toch het onvoldoende kennen en onderkennen van elkaars standpunten en belangen daarin. Integraal opereren is een samenwerkingsvraagstuk. Creëer dus een welbegrepen gemeenschappelijk doel en belang.

Als er binnen een organisatie meerdere belangrijke spelers zijn die een rol hebben binnen dat transitieproces creëer je een ‘win-situatie’ voor alle belanghebbenden door juist te focussen op de organisatie van vastgoed (en niet louter op de vastgoedafdeling). Dat kan zich namelijk over verschillende entiteiten in de organisatie spreiden. Concreet: koppel de verduurzamingsopgaven aan doelstellingen van andere organisatieonderdelen zoals vastgoed of financiën. Wil je echt een integraal effect hebben, dan moet je het op een andere wijze gaan organiseren. Bijvoorbeeld door in het aspect besturing en beheersing een duidelijke koppeling te creëren tussen duurzaamheid en financiële sturing. Als die koppeling er niet is, en je hebt als ‘financiën’ alleen maar nadeel van de duurzaamheidsambities, zal je de hakken in het zand zetten. Daar moet je natuurlijk overheen organiseren.'

Wat is de definitie van succes?

Fay: 'Veel organisaties hebben ‘hoog over’-doelen. Voorheen was het ‘2030-klimaatneutraal’, inmiddels is men iets voorzichtiger en zijn de doelen bijgesteld naar ‘2040-klimaatneutraal’. Een aantal jaar geleden werd dat als een groot succes gezien, want je had het klimaatvraagstuk geagendeerd en de daarbij behorende doelstellingen geformuleerd. Maar we zien nu dat veel organisaties worstelen met de uitvoering daarvan. Succes anno nu wordt toegekend aan organisaties die hun ambities hebben weten te vertalen naar wat het zowel tactisch als operationeel betekent voor hun (vastgoed)organisatie en de professionalisering daarvan. Dat is een pittige opgave.'

Jeroen: 'Ik sluit me helemaal aan bij wat Fay zegt: met ‘hoog over’-doelen doe je het bestuurlijk altijd goed. Met een hands-on attitude kun je ook makkelijk scoren, want je kunt allerlei pilots draaien. Maar in het ‘glamourloze’ midden tussen die twee, dáár wordt de strijd gewonnen. Daar moet je het doen, maar dat is niet altijd even zichtbaar. Iedereen heeft het over MJOP’s en verduurzamen op natuurlijke momenten. Een prachtig streven en nog waar ook. Maar hoe organiseer je dat? Je moet daarvoor over de schutting heen kunnen kijken. Een afdeling beheer moet ook inzicht hebben in de plannen – en de vrijheidsgraden daarin – rond een gebouw. Dan zet je echt stappen op die professionaliseringsladder.'

Reacties

Laat een reactie achter

U moet ingelogd zijn om een reactie te plaatsen.