Als frontofficemedewerker van de gemeente ben ik het eerste aanspreekpunt voor initiatiefnemers die willen ondernemen in de openbare ruimte. Zij komen met hun vragen als eerst met mij in contact. Dit kan een vraag zijn of en welke vergunning ze voor een bouwwerk bij hun woning nodig hebben, maar ook vragen over ontwikkelingen die niet binnen het omgevingsplan (nu nog bestemmingsplan) passen. Met een grote verscheidenheid aan vragen in complexiteit, ben ik als eerste aanspreekpunt zo goed als mogelijk de wegwijzer voor initiatiefnemers binnen het omgevingsrecht en ruimtelijke ontwikkelingen.
Vanuit het 1 wet, 1 loket principe onder de Omgevingswet is het van belang dat er vanuit de gemeente één ingang is voor initiatiefnemers. Efficiënt en dienstverlenend werken zijn hierbij de norm. We hoeven niet te wachten totdat de Omgevingswet in werking treedt: de frontoffice van een gemeente kan voor de inwerkingtreding van de wet ook al worden ingericht.
Enerzijds is het van belang dat een niet-complexe aanvraag (denk daarbij aan een dakkapel) snel en in begrijpelijk taalgebruik wordt afgehandeld. Goede informatievoorziening op de website van de gemeente zou ervoor moeten zorgen dat de initiatiefnemer op weg wordt geholpen. Van belang is dat op de gemeentelijke website eenvoudig staat uitgelegd wanneer wel en wanneer geen vergunning nodig is. Als er wél een vergunning nodig is, zorg er dan voor dat op de website de belangrijkste activiteiten met bijbehorende procedures worden beschreven. Eigenlijk wil je deze aanvragen zoveel mogelijk regelen in toepasbare regels. Er is daarbij geen persoonlijk contact nodig met de frontoffice en de (aan)vragen kunnen worden afgehandeld via de snelserviceformule.
Anderzijds is het belangrijk dat complexe initiatieven op een juiste manier hun weg gaan vinden in de organisatie. Ten eerste kan duidelijk op de website verwezen worden naar gemeentelijk beleid. Past iets niet binnen het omgevingsplan, maar zorgt het wel voor een evenwichtige toedeling van functies aan de locatie, dan kan er wellicht toch een vergunning worden verleend voor een buitenplanse omgevingsactiviteit. Als er dan een vraag wordt gesteld of een verzoek wordt ingediend, heeft de initiatiefnemer als het goed is zelf al wat vooronderzoek gedaan.
Als gemeente bepaal je wat het niveau van dienstverlening van de frontoffice is. Waar nu een initiatief vooral wordt beoordeeld op juridisch niveau (past het binnen de regels?), zullen (complexe) initiatieven integraal vanuit het ja, mits-principe moeten worden beoordeeld. Dat maakt dat de frontoffice verschuift van een persoon die alleen juridische kennis heeft, naar iemand die zeker ook de (omgeving)visie van de gemeente goed vertegenwoordigd. Heb je als gemeente een minder stevige frontoffice en stuur je aan op het direct indienen van een verzoek, dan kun je onvolledige en onwenselijke initiatieven ontvangen.
Wil je als gemeente de dienstverlening op niveau hebben, dan is het goed inrichten van je frontoffice heel belangrijk. Een flinke dosis aan kennis aan de frontoffice, zorgt voor volledige en haalbare initiatieven. Als frontoffice is het dus de kunst om haarfijn aan te voelen op welk niveau van wenselijkheid een initiatief ligt. Dit zorgt voor minder werk achteraf en is erg waardevol voor initiatiefnemers.
