Een van de ideeën achter de Omgevingswet is dat initiatiefnemers sneller duidelijkheid moeten krijgen over de haalbaarheid van hun plannen in de fysieke leefomgeving. Het vooroverleg speelt daarin een belangrijke rol. Dit moet gaan bijdragen tot meer realistische, uitvoerbare en gedragen initiatieven. Maar hoe organiseer je dat vooroverleg? Hierover moet je als bevoegd gezag goed nadenken.
In een vooroverleg kijk je samen met een initiatiefnemer of je als bevoegd gezag alle informatie hebt om een beslissing te nemen over een initiatief. Dit moet de rest van de procedure flink versnellen. Je bent niet verplicht om een vooroverleg te organiseren, maar zeker bij complexere initiatieven doe je de Omgevingswet geen recht als je dit overslaat. Overigens kent het vooroverleg vele synoniemen. Denk bijvoorbeeld aan omgevingsoverleg, initiatievenoverleg, wilde ideeën spreekuur, regiekamer, bespreek uw plan, conceptverzoek bespreken, etc.
Om te zorgen dat het vooroverleg nuttige en efficiënte bijeenkomsten worden, moet je als organisatie het een en ander vooraf regelen. Zodat je medewerkers weten wat de kaders zijn, wat hun bevoegdheden tijdens het overleg zijn en ze de gespreksvaardigheden bezitten die nodig zijn om van het vooroverleg een inspirerende sessie voor alle partijen te maken. Deze randvoorwaarden kun je verdelen in de aspecten mens, proces, techniek en organisatie.
De belangrijkste factor voor een succesvolle vooroverlegfase zijn de mensen die het overleg voeren. Dit geldt voor zowel de initiatiefnemer en ketenpartners, maar zeker ook voor de adviseur leefomgeving in de gemeente. Om deze nieuwe rol succesvol uit te voeren is meer nodig dan alleen kennis van het omgevingsplan en bijbehorende regels. We gaan immers van een ‘Nee, tenzij’, naar een ‘Ja, mits’ situatie. Dit betekent dat een adviseur leefomgeving oog en oor moet hebben voor de initiatiefnemer en de ontwikkeling van de fysieke leefomgeving. En goede gespreks- en adviesvaardigheden moet bezitten. Als bevoegd gezag is het belangrijk hiervoor passende competentieprofielen op te stellen en medewerkers voldoende te trainen.
Verschillende processen? Ja, want verschillende soorten initiatieven vragen om verschillende soorten vooroverleg. Ik maak een onderscheid in drie soorten, maar je kunt er vast nog meer bedenken:
Ideefase: de initiatiefnemer heeft een idee, droom, ambitie, maar nog geen concrete uitwerking gemaakt;
Planfase: de initiatiefnemer heeft al wat ideeën uitgewerkt, maar nog geen volledig plan. Ook het overzicht van de impact op de omgeving en betrokken partijen ontbreekt nog;
Grote projecten: de initiatiefnemer heeft een vrij compleet plan, waarbij al rekening is gehouden met de impact op de omgeving en betrokken partijen. Dit gaat vaak om bedrijven, projectontwikkelaars, maatschappelijke ondernemingen etc.
Je technische middelen moeten je processen ondersteunen. Dit betekent dat je bijvoorbeeld na moet denken over de manier waarop initiatiefnemers kenbaar kunnen maken dat ze een vooroverleg willen. Welk kanaal of welke kanalen heb je daarvoor in gedachten? Logische opties zijn:
het omgevingsloket;
de eigen website;
het zaaksysteem met eigen e-formulieren;
KCC/balie via een afspraaksysteem.
Al deze opties hebben zo hun voor- en nadelen. Wat handig is, hangt af van je huidige informatievoorziening en van het gemak dat je initiatiefnemers wilt bieden.
Hoe je het proces rond het vooroverleg aankleedt, hangt ook af van de vraag welk niveau van dienstverlening je inwoners wilt bieden. Wil je je vooral concentreren op het wettelijke minimale of heeft je organisatie de ambitie graag een stapje extra te zetten? Het helpt erg als het bestuur of management zich daarover uitspreekt. En vervolgens zorgt dat die woorden ook in daden kunnen worden omgezet. De volgende vragen helpen daarbij:
Wat is het beleid van de organisatie voor de ontwikkeling van dienstverlening en ondersteuning van initiatieven in het fysieke domein?
Hoe ziet de huidige dienstverlening eruit en is dat een goede basis voor de uitgangspunten van de Omgevingswet?
Hoe proactief of reactief wil je als gemeente zijn in de ondersteuning van initiatieven?
Het vooroverleg is voor veel organisaties waarschijnlijk best spannend. ‘Inspirerend meedenken vanuit de mogelijkheden’ in plaats van ‘nauwgezette controle op de voorschriften, klinkt (naast gechargeerd) ook gemakkelijker dan dat het is. Temeer omdat je als bevoegd gezag uiteindelijk toch ook moet zorgen dat de regels worden nageleefd. Maar als je als organisatie leert balanceren op het koord tussen meedenken en controleren, gaan de leefomgeving, de inwoners en je medewerkers daar veel plezier van hebben.
