Recentelijk zijn er voor het eerst in een cao afspraken gemaakt over een thuiswerkvergoeding. Het betreft de cao Rijk die voor rijksambtenaren geldt. Veel werknemers maken door het (verplichte) thuiswerken immers extra kosten die zij normaal gesproken niet zouden maken.
Het NIBUD heeft berekend dat thuiswerken gemiddeld € 2 per dag per persoon extra kost. Bij een vijfdaagse werkweek zou dat neerkomen op € 43,30 per maand. Naar verwachting zullen meer cao’s een dergelijke vergoedingsverplichting gaan bevatten en zullen ook steeds meer werkgevers het voorbeeld van (onder meer) de Rijksoverheid volgen.
Niet alleen werknemers, maar ook steeds meer werkgevers zien voordelen in het (vaker) thuiswerken. Thuiswerken brengt voor werknemers echter veelal extra kosten met zich mee. Deze kosten bestaan onder meer uit het gebruik van een eigen laptop, telefoon, internet, (ergonomische) kantoormeubelen, consumpties, verwarming en elektriciteit. Een vraag die voor veel werkgevers dan ook speelt is of, en zo ja, in hoeverre zij gehouden zijn hun werknemers te compenseren voor deze extra kosten. In dit artikel zal ik deze vraag beantwoorden. Tot slot zal ik eveneens aangeven op welke wijze Damsté u in dit kader kan bijstaan.
Allereerst is het van belang te vermelden dat een werkgever dient te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek. Werkgevers dienen in dit kader een beleid te voeren dat is gericht op goede en veilige arbeidsomstandigheden. Deze zorgplicht geldt ook in het kader van thuiswerken. Wel geldt er in dat geval een verlicht arboregime, waardoor bepaalde arboverplichtingen niet van toepassing zullen zijn. Zo hoeft een werkgever niet te voldoen aan verplichtingen die onder meer zien op vluchtwegen en brandgevaar. Het voorgaande neemt niet weg dat werkgevers ook bij thuiswerken dienen te zorgen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek. Indien u als werkgever niet aan de arboverplichtingen voldoet, zou u namelijk (succesvol) aansprakelijk gesteld kunnen worden voor (gezondheids)schade die uw werknemer als gevolg van de schending heeft opgelopen. Ook kan de Inspectie SZW bij schending een boete opleggen.
Werkgevers kunnen er niet enkel passief op toe zien dat de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Zo dienen werkgevers er ook voor te zorgen dat werknemers beschikken over de juiste arbeidsmiddelen. Te denken valt aan een geschikt bureau en een ergonomische stoel. Indien een thuiswerkende werknemer al beschikt over een arbotechnisch juist ingerichte werkplek, dan hoeft u daar als werkgever verder niet aan bij te dragen.
Zoals hierboven besproken dient een werkgever een ergonomische werkplek te faciliteren. Dit betekent niet dat een werkgever per se een vergoeding aan de werknemer hoeft toe te kennen. Zo is het bijvoorbeeld ook mogelijk om aanwezige arbeidsmiddelen - zoals een ergonomische stoel of bureau - vanuit kantoor bij de werknemer thuis af te leveren. Kosten die een werkgever maakt in het kader van bestaande arboverplichtingen – en dus ook de kosten voor een ergonomische werkplek -, komen wettelijk voor rekening van de werkgever.
Een dergelijke wettelijke vergoedingsplicht bestaat daarentegen niet voor andere onkosten. Te denken valt wederom aan kosten met betrekking tot consumpties op de werkplek, internet, telefoon en energie- en waterkosten. Nu werknemers momenteel veelal verplicht thuis werken, valt echter niet geheel uit te sluiten dat werkgevers op verzoek van een werknemer alsnog gehouden kunnen zijn deze extra kosten (gedeeltelijk) te vergoeden. Zo valt niet uit te sluiten dat een werkgever onder omstandigheden op grond van goed werkgeverschap positief op een dergelijk verzoek in dient te gaan. In bepaalde gevallen is het mogelijk om de reiskostenvergoeding door te betalen ter compensatie van de extra gemaakte thuiswerkkosten. [1] Tot en met 31 december 2020 mag de vaste reiskostenvergoeding immers onbelast worden doorbetaald. [2]
Let wel dat er bij vergoeding van thuiswerkkosten uiteraard ook rekening gehouden dient te worden met de fiscale aspecten en mogelijkheden. Zo zou u als werkgever eventueel via de werkkostenregeling bepaalde onbelaste vergoedingen aan uw werknemers kunnen toekennen. Vanwege de coronacrisis heeft de wetgever in 2020 de vrije ruimte verhoogd.
Afspraken over thuiswerken en een thuiswerkvergoeding kunnen worden neergelegd in een thuiswerkregeling. Naast afspraken over een thuiswerkvergoeding kunnen daarin ook andere belangrijke onderwerpen worden opgenomen. Te denken valt onder meer aan afspraken omtrent arboverplichtingen, controlemogelijkheden en privacy. Let wel, een voorgenomen besluit tot vaststelling van een thuiswerkregeling is instemmingsplichtig. Op het moment dat er een concept-thuiswerkregeling is opgesteld, zal daarvoor instemming moeten worden gevraagd aan de Ondernemingsraad.
Nu (veel) thuiswerken voorlopig nog wel even de norm blijft en een duidelijke wettelijke regeling omtrent thuiswerken en thuiswerkvergoedingen ontbreekt, valt het aan te raden hierover met werknemers duidelijke afspraken te maken. Dergelijke afspraken kunnen individueel met werknemers worden overeengekomen, maar kunnen ook voor de gehele onderneming worden vastgelegd in een thuiswerkregeling. Bij Damsté kunnen wij u hierin bijstaan. Zo kunnen wij u onder meer adviseren over vergoedingsverzoeken van werknemers en kunnen wij u helpen met het opstellen en implementeren van een geschikte thuiswerkregeling. Neem hiervoor gerust contact met ons op.
[1] Let wel, indien de werknemer bijvoorbeeld een vaste reiskostenvergoeding ontvangt, ongeacht of hij/zij daadwerkelijk reist, dan dient een werkgever deze vergoeding in principe door te betalen. Van een compensatie van thuiswerkkosten door onverplichte doorbetaling van reiskosten is dan geen sprake.
[2] Deze vaste reiskostenvergoeding moet dan wel vóór 13 maart 2020 aan de werknemer zijn toegekend.
