Cameratoezicht bij bedrijven is de laatste tijd vaak negatief in het nieuws, terwijl veel bedrijven de camera’s met goede bedoelingen ophangen. Bijvoorbeeld om diefstal te voorkomen. Ook bijna elk bouwbedrijf heeft camera’s op de bouwplaats en in het kantoorpand. Hieronder volgen verschillende tips&trics hoe camera’s op een verantwoorde en geoorloofde manier mogen worden ingezet.
Regels privacy aangescherpt
Op het gebied van privacywetgeving staan veel veranderingen op stapel. Op 25 mei 2018 is in heel Europa de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) van toepassing. Doel van de wet is om onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens tegen te gaan.
De nieuwe privacywetgeving stelt ook stevige voorwaarden aan de verwerking van camerabeelden. Cameratoezicht is een vergaande inbreuk op de privacy van uw werknemers en van eventuele ingeleende arbeidskrachten en bezoekers. Zon inbreuk kan toegestaan zijn als er sprake is van een gerechtvaardigd belang.
Echte noodzaak? Zet geluid uit
Denk hierbij aan het tegengaan van diefstal (van bouwmaterialen bijvoorbeeld) of het bewaken van de veiligheid van de aanwezigen op de bouwplaats. Cameratoezicht moet daarnaast ook echt noodzakelijk zijn om dat gerechtvaardigd belang te dienen en dat kan niet ook op een andere manier (zoals toegangscontroles, sleutels etc.).
Let op deze eisen voordat de cameras hangen:
Alle werknemers en ingeleende arbeidskrachten moeten op de hoogte worden gesteld van het feit dat er cameras hangen en waarom er cameras zijn. Het is verstandig daarvoor een reglement op te stellen of het personeelshandboek uit te breiden. In dit reglement moet in ieder geval komen te staan waarom gefilmd wordt, wie toegang heeft tot de beelden, hoe lang deze worden bewaard en wie binnen uw organisatie het aanspreekpunt is ten aanzien van cameratoezicht. Is er een Ondernemingsraad? Dan heeft de Ondernemingsraad ten aanzien van dit reglement een instemmingsrecht.
Het is verder belangrijk bordjes te hangen op de bouwplaats en binnen het kantoorpand, waarop het (ingeleende) personeel, maar met name ook bezoekers, geïnformeerd worden over het feit dat er cameras hangen.
Ga na of de cameras op een zo min mogelijk ingrijpende manier worden gebruikt. Richt cameras bijvoorbeeld alleen op de bouwmaterialen (die extra bescherming nodig hebben tegen diefstal), in plaats van op het gezicht van de werknemers. Het is verder in de meeste gevallen niet nodig dat ook geluidsopnames worden gemaakt. Zet het geluid dan ook uit.
Belangrijk is verder dat de gemaakte camerabeelden vervolgens niet voor een ander doel gebruikt, dan opgegeven. Het is dus niet toegestaan de camerabeelden van cameras die zijn opgehangen om diefstal te voorkomen, te gebruiken om een werknemer op zijn functioneren aan te spreken, bijvoorbeeld omdat uit de camerabeelden blijkt dat de werknemer weinig werk verzet.
Bewaar de camerabeelden niet langer dan vier weken, tenzij de beelden nodig zijn vanwege de diefstal die desondanks is gepleegd.
Controle wordt strikter
De Autoriteit Persoonsgegevens is in Nederland het orgaan dat controleert of bedrijven de AVG correct naleven. De Autoriteit heeft al aangekondigd dat zij vanaf eind mei strikter gaat handhaven. De Autoriteit kan flinke boetes gaan opleggen wanneer een bedrijf haar verplichtingen op grond van de AVG niet naleeft. Ook kunnen werknemers of bezoekers zich tot de rechter wenden en een schadevergoeding eisen als zij vinden dat een bedrijf de privacywetgeving niet goed naleeft.
Extra nieuwe voorwaarden
Zorg er daarom voor dat de juiste mensen binnen uw organisatie op de hoogte zijn van de voorwaarden voor cameratoezicht en maak een inschatting welke (eventuele) aanpassingen nodig zijn om aan de AVG te voldoen. Belangrijk is daarnaast ook technisch voldoende maatregelen te treffen om de camerabeelden te beveiligen. Hierbij is van belang wie er binnen de organisatie toegang hebben tot de beelden (toegangscontroles), of betrokkenen de beelden makkelijk kunnen inzien of wijzigen en of het netwerk voldoende is beveiligd.
Hoog tijd dus om aan de slag te gaan met de AVG!
Ook gepubliceerd in Cobouw, i.s.m. Annemarie Woudenberg
