Op sms- en WhatsApp-berichten over bestuurlijke aangelegenheden is de Wob van toepassing. Gemeenten zijn daarom verplicht deze tekstberichten te archiveren. Om gemeenten hierin te ondersteunen heeft de VNG een handreiking uitgebracht.
Tekstberichten via sms- en Whatsapp zijn formele documenten die opgevraagd kunnen worden in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dat was al duidelijk geworden door een uitspraak van de afdeling bestuursrecht van de Raad van State. Het is daarom des te urgenter om deze berichten te archiveren. De bewaartermijnen uit de Selectielijst archiefbescheiden 2020 zijn ook op tekstberichten van toepassing. Om gemeenten te ondersteunen is een handreiking opgesteld door de VNG Adviescommissie Archieven en het project Grip op informatie.
De handreiking is primair bedoeld voor medewerkers en projectleiders die betrokken zijn bij archivering en informatiebeheer. Het document biedt handelingsperspectief en schetst aanpakken. Bestuurders, raadsleden en ambtenaren die berichtenservices zoals WhatsApp en sms gebruiken, hebben baat bij de stappenplannen voor gebruikers die als bijlagen zijn toegevoegd. Een aandachtspunt is de medewerking van gebruikers: alleen zij hebben toegang tot de berichten. Zij dienen zorg te dragen voor de export van de informatie voor de opname in een recordkeeping systeem.
Om de handreiking in de praktijk te testen gaat VNG Realisatie dit najaar een proeftuin inrichten. Gemeenten kunnen hier pilots uitvoeren voor bewaring van tekstberichten. Er wordt een proefopstelling gemaakt waarin met behulp van software snel en gemakkelijk tekstberichten op een telefoon kunnen worden uitgelezen. En met behulp van artificial intelligence software berichten voor archivering worden geselecteerd. Bestuurders die willen bijdragen aan kennisontwikkeling omtrent de goede archivering van tekstberichten, worden opgeroepen zich hiervoor aan te melden bij André Plat, via het e-mailadres andre.plat@vng.nl.
Lbr. 20/069
Via deze ledenbrief vragen wij uw aandacht voor het gebruik van berichtenservices en de archivering van tekstberichten. Veel bestuurders en ambtenaren maken gebruik van berichtenservices als sms en Whatsapp. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft in 2019 de uitspraak gedaan dat de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) van toepassing is op sms- en WhatsApp-berichten over een bestuurlijke aangelegenheid, ongeacht of deze berichten op de zakelijke of privé telefoon van een bestuurder of ambtenaar staan. Dat maakt het des te belangrijker om tekstberichten goed te archiveren. De VNG heeft een handreiking opgesteld om u hierbij te ondersteunen. Een aandachtspunt is dat de medewerking van gebruikers voor de archivering tekstberichten nodig is.
Volledige brief
Bijlage(n)
Handreiking Archivering tekstberichten, zoals sms- en WhatsAppberichten
//
3 april 2019
De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft op 20 maart de uitspraak gedaan dat sms- en Whatsapp-berichten onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vallen, als het om zakelijke berichten gaat. Dit geldt voor berichten op zakelijke en privé telefoons.
Het gebruik van Whatsapp door bestuurders en ambtenaren neemt een vlucht. Sommigen zien sms en Whatsapp als informele media. De uitspraak maakt duidelijk dat dat niet juist is: onder de Wob valt alle vastgelegde informatie van zakelijke aard, ongeacht het medium en de gegevensdrager waarop die is opgeslagen.
Archivering
Eerder was al bekend dat sms- en Whatsapp-berichten als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 gelden. Voor deze berichten gelden, net als voor e-mail, de bewaartermijnen van de zaken waar ze betrekking op hebben. Zakelijke sms'jes en WhatsApp'jes moeten conform de bewaartermijnen, vastgelegd in de selectielijst, beheerd worden.De berichten moeten bewaard worden bij het zaakdossier. Momenteel wordt geëxperimenteerd met andere vormen van e-mailbewaring, onder meer volgens de Capstone-methodiek waarbij alleen de e-mailboxen van sleutelfunctionarissen worden bewaard. Die methode kan ook op sms- en Whatsapp-berichten toegepast worden.
Advies
Wij adviseren gemeenten intern afspraken (‘werkprotocollen’) te maken over het gebruik van sms- en Whatsapp-berichten en over het gebruik van privé telefoons voor zakelijke communicatie. Het is beter om dit te vermijden. Ook raden wij aan om met de gemeentearchivaris en DIV afspraken te maken over het informatiebeheer van sms- en Whatsapp-berichten op telefoons.
Meer informatie
