Plannen maken doe je in deze tijd niet meer alleen. Initiatieven en ideeën die effect hebben op de fysieke leefomgeving vragen om samenwerking en afstemming met belanghebbenden. Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet kunnen gemeenten aangeven hoe participatie wordt vormgegeven binnen hun gemeente en welke eisen daarbij gelden (in bijvoorbeeld een participatiebeleid).
Daarbij wordt ook vaak invulling gegeven aan hoe je een omgevingsdialoog voert. Dit is een gesprek tussen de initiatiefnemer en belanghebbende partijen uit de omgeving, waarbij de initiatiefnemer vroegtijdig laat weten wat het plan is. Als je de omwonenden in een vroeg stadium mee laat denken en doen, kan dit tot betere plannen, meer steun en uiteindelijk vlottere procedures leiden.
Wanneer je als initiatiefnemer een plan hebt om iets te wijzigen in de fysieke leefomgeving, ga je het gesprek aan met je omgeving. Dit gebeurt nog voordat de omgevingsvergunningaanvraag wordt ingediend. In de omgevingsdialoog is het vooral belangrijk om in kaart te brengen wat de impact van een ruimtelijk plan op de omgeving is. Een plan met veel impact, zoals het bouwen van een nieuw appartementencomplex, vraagt om een uitgebreidere omgevingsdialoog dan wanneer het gaat om het verbouwen van een woning. Vervolgens is het belangrijk om te bepalen met wie je in gesprek gaat. Zijn dit alleen omwonenden die direct aan het plangebied wonen of worden er ook inwoners die verder weg van het plangebied wonen uitgenodigd? Daarnaast is het nodig om als initiatiefnemer de speelruimte van het plan te bepalen. De vraag of er nog ruimte is voor verandering binnen het plan en welke invloed de belanghebbenden daarop kunnen hebben is goed om vooraf te beantwoorden.
Hoewel de initiatiefnemer niet verplicht is om het plan aan te passen na reacties van de omgeving, stimuleren gemeenten het houden van een omgevingsdialoog. Daarnaast kunnen gemeenten een lijst met buitenplanse omgevingsactiviteiten opstellen waarbij participatie en dus de omgevingsdialoog zelfs verplicht wordt gesteld. Deze lijst met omgevingsactiviteiten verschillen per gemeente.
Ook de manier waarop je als initiatiefnemer aantoont hoe je de omgeving hebt betrokken is niet voor iedere gemeente hetzelfde. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan door een verslag van de omgevingsdialoog, waarin de uitkomsten worden weergegeven. Zo’n verslag voeg je toe als bijlage bij de omgevingsvergunning. Op deze manier weet de gemeente wat er speelt en kunnen zij een belangenafweging maken.
