Het is gebruikelijk voor een aanbestedende dienst inschrijvers/gegadigden te vragen om hun ervaring met het onderwerp van de (voorgenomen) opdracht (de werkzaamheden) aan te tonen d.m.v. referenties. Dergelijke referenties worden gekwalificeerd als geschiktheidseisen, waaraan een inschrijver/gegadigde bij een concrete aanbesteding minimaal moet voldoen om voor gunning in aanmerking te komen. De grondslag daarvoor is gelegen in de Aanbestedingswet 2012 (artt. 1.10, 2.92a lid 2 en 2.93). Daarin is (limitatief) een aantal bewijsmiddelen opgenomen dat een aanbestedende dienst mag vragen om de technische of beroepsbekwaamheid van een gegadigde of inschrijver te toetsen. Als bewijsmiddelen mogen onder meer referenties worden verlangd:
Referenties (voor werken 5 jaar, voor leveringen en diensten 3 jaar). De referenties zijn een belangrijk middel om vast te stellen of de opdracht daadwerkelijk uitgevoerd kan worden;
Referenties worden gevraagd voor de kerncompetenties (competenties die van essentieel belang zijn voor de specifieke opdracht).
Als aanbesteder geschiktheidseisen stelt, dan moeten inschrijvers daaraan voldoen willen zij voor selectie (bij een niet-openbare aanbesteding) of gunning (bij een openbare aanbesteding) in aanmerking komen. Het niet voldoen aan de referentie-eis(en) leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. De desbetreffende inschrijver/gegadigde komt daarmee niet in aanmerking voor gunning van de aan te besteden opdracht (knock-out criterium). Daarbij mag een niet-toereikende referentie niet worden geaccepteerd of worden vervangen door een andere referentie, omdat het vervangen van een referentie een wijziging van de aanmelding/inschrijving inhoudt wat in beginsel in strijd is met het gelijkheidsbeginsel.
Volgens art. 2.93 lid 1 Aanbestedingswet kan een inschrijver zijn/haar bekwaamheid op de volgende wijze aantonen:
1 Een ondernemer toont zijn technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid aan op een of meer van de volgende manieren, afhankelijk van de aard, de hoeveelheid of omvang en het doel van de werken, leveringen of diensten:
a. door middel van een lijst van de werken die in de afgelopen periode van ten hoogste vijf jaar werden verricht, welke lijst vergezeld gaat van certificaten die bewijzen dat de belangrijkste werken naar behoren zijn uitgevoerd, zowel met betrekking tot de wijze van uitvoering als met betrekking tot het resultaat;
Discussies tussen aanbestedende dienst en inschrijvers kunnen onder meer ontstaan als de referentie-eisen niet eenduidig genoeg zijn en zodoende verschillend kunnen worden uitleggen. In dat geval wordt gekeken naar de betekenis die - naar objectieve maatstaven - volgt uit de bewoordingen in de aanbestedingsdocumenten. Van belang is vervolgens wat voor een behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver duidelijk moet zijn geweest op basis van deze bewoordingen.
