Als kwartiermaker Omgevingswet richt ik voor de gemeente Zoeterwoude het Omgevingsloket opnieuw in, zodat het voorbereid is op de Omgevingswet. Hierbij denk ik na over de vraag: welk serviceniveau bieden wij nu en willen wij straks bereiken na invoering van de Omgevingswet?
Momenteel staat de inwoner centraal en die helpen wij dan ook snel. Maar wat is het plan voor de toekomst? Gaan we voor een hoog serviceniveau en staan we iedere inwoner met een vraag binnen een dag telefonisch te woord of richten we onze website en het Omgevingsloket zo in dat mensen makkelijker en meer zelf kunnen toetsen en daardoor minder gaan bellen?
Dit is een keuze die het bestuur moet maken. Ik help het bestuur, samen met de afdelingen Communicatie, Vergunningen en Ruimtelijke Ordening, bij het maken van deze keuze. Maar het gaat natuurlijk verder. We werken namelijk ook aan het vertalen van regels naar toepasbare regels voor de vragenbomen die straks nodig zijn binnen het digitale omgevingsloket. De vraag die hierbij speelt en ook weer samenhangt met het serviceniveau is: vertalen we alles naar vragenbomen of laten we mensen contact opnemen met de gemeente?
In Zoeterwoude kiezen we er bewust voor om zoveel mogelijk al in het Omgevingsloket af te stemmen. Hierdoor worden aanvragen van betere kwaliteit en komen er minder verrassingen tijdens een procedure boven tafel. Kortom: aan de voorkant zoveel mogelijk aanpakken voorkomt problemen achteraf. Dit helpt straks als alle procedures in acht weken doorlopen moeten worden onder de Omgevingswet. Ik werk nu bijna een jaar op deze manier en het resultaat is erg wenselijk: aanvragen komen beter voorbereid binnen, er zijn minder losse eindjes, minder bezwaren en mensen kunnen voor veel vragen terecht bij één loket. Zo komen er dus minder vragen bij collega’s terecht, wat weer tijd scheelt.
Hoe zorgen we ervoor dat de ‘ja, mits’-filosofie zoveel mogelijk wordt uitgedragen vanuit het Omgevingsloket? Dit is mogelijk wanneer er een medewerker achter zit die overal verstand van heeft en overal over mag beslissen, maar dat is natuurlijk een utopie.
Ik vraag vanuit het Omgevingsloket vaak intern adviezen op bij specialisten van bijvoorbeeld verkeer, stedenbouw of de Omgevingsdienst. Ik merk hierbij dat niet alle ambtenaren (wel steeds meer!) vanuit de ‘ja, mits’-gedachte denken en werken. Meestal ga ik bij een negatief advies dan ook het gesprek aan met de vraag: Op welke manier kan dit plan volgens jou wel doorgang vinden? Vaak krijg ik vervolgens meedenkende antwoorden (ja mitsen) terug.
Uiteindelijk maak ik een geheel van de verschillende adviezen en kan een initiatiefnemer verder met de uitwerking van zijn plan. Ik hoor u denken: maar dit gebeurt toch verderop in het proces pas? In Zoeterwoude kiezen we er bewust voor om zoveel mogelijk naar de voorkant te halen. In veel gevallen kan dit prima, alleen bij bijvoorbeeld grotere nieuwbouwprojecten kiezen ook wij natuurlijk voor de langere baan in verband met de belangen en complexiteit.
Welke koppeling heeft het Omgevingsloket met participatie? Participatie krijgt een steeds grotere rol binnen aanvragen in het Omgevingsloket. Zeker met de komst van de Omgevingswet, zullen er veel procedures voorzien worden van participatie met inwoners en andere betrokkenen. Dit wordt verplicht. Participatie is een belangrijke manier om draagvlak in de omgeving te polsen of juist om extra draagvlak te creëren als het er niet is. Participatie is dus maatwerk: soms is een simpele brief van een buurman voldoende, soms is een traject met twee of meerdere bijeenkomsten waarin het gesprek wordt aangegaan met betrokkenen nodig. Maar moet het Omgevingsloket dan zelf aan de gang met participatie? Nee, dat is te allen tijde een verantwoordelijkheid van een initiatiefnemer zelf. De gemeente kan participatie wel faciliteren door bijvoorbeeld een participatieleidraad op te stellen en infoavonden te organiseren (bij grotere projecten). In Zoeterwoude werken we met een participatiehandvat. Als ik weet dat een initiatiefnemer een aanvraag moet gaan doen, wijs ik hem of haar er al direct op en adviseer: ga nu al het gesprek aan, wacht hier niet te lang mee.
