Het coronavirus heeft Nederland in haar greep. De gevolgen van de maatregelen om verdere verspreiding van het virus te voorkomen zijn voelbaar. Zakelijke en sociale afspraken zijn of worden afgezegd, zittingen gaan niet door, bedrijven sluiten noodgedwongen de deuren en iedereen is opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken. Voor bestuursorganen als gemeenten komt hun dienstverlening daar mogelijk mee onder druk te staan. Personeel moet immers anders worden ingezet en prioriteiten kunnen verschuiven. Het is dan ook niet ondenkbaar dat het nemen van beslissingen op aanvragen vertraging oploopt. Maar wat zijn de juridische plichten van bestuursorganen in dit verband en hoe moeten zij daarmee omgaan? In deze Legal Update praten wij u bij.
Bestuursorganen moeten besluiten nemen binnen de wettelijk voorgeschreven termijn, van vaak acht weken. Beslist het bestuursorgaan niet tijdig, dan liggen ingebrekestellingen (met dwangsommen) en een beroep tegen niet tijdig beslissen op de loer. Er kan zelfs een besluit van rechtswege ontstaan. Vooropgesteld dat van het bestuursorgaan mag worden verwacht dat hij de wettelijk voorgeschreven termijnen te allen tijde zo goed mogelijk naleeft, kan het bestuursorgaan voorkomen dat het zo ver komt.
Het bestuursorgaan kan de aanvrager verzoeken in te stemmen met het opschorten van de beslistermijn gedurende een bepaalde termijn, op grond van artikel 4:15, lid 2, onder a, Algemene wet bestuursrecht (Awb). De instemming met uitstel moet schriftelijk zijn gegeven of moet zonder twijfel kunnen worden afgeleid uit de gang van zaken. Het is dan ook raadzaam om een dergelijk verzoek ruimschoots voor het verstrijken van de beslistermijn te doen. Wij kunnen ons voorstellen dat een dergelijk verzoek, gelet op de situatie rondom het coronavirus, gelijktijdig met de ontvangstbevestiging van de aanvraag wordt verstuurd door het bestuursorgaan aan de aanvrager.
De termijn voor het geven van een beschikking kan ook worden opgeschort, zolang het bestuursorgaan door overmacht (artikel 4:15, lid 2, onder c, Awb) niet in staat is een beschikking te nemen. Het bestuursorgaan moet van de opschorting wegens overmacht mededeling doen aan de aanvrager vóór het verstrijken van de beslistermijn. Doet het bestuursorgaan dat niet, dan verstrijkt de termijn, is het bestuursorgaan te laat en kan na een schriftelijke ingebrekestelling beroep wegens niet tijdig beslissen worden ingesteld. Het bestuursorgaan moet bovendien vermelden binnen welke termijn wel een besluit kan worden verwacht. Dit geldt overigens zowel in de primaire beslisfase, als bij de beslissing op bezwaar, ingevolge artikel 7:14 Awb.
Van overmacht op grond van artikel 4:15, lid 2, onder c, Awb zal niet snel sprake zijn. Blijkens de parlementaire geschiedenis is van overmacht slechts sprake bij een onmogelijkheid om te beslissen die veroorzaakt wordt door abnormale en onvoorziene omstandigheden buiten toedoen van het bestuursorgaan en die ook buiten zijn risicosfeer liggen. Uit de parlementaire geschiedenis blijkt dat moet worden gedacht aan de situatie dat het gemeentehuis afbrandt of onder water loopt, of als een langdurige algemene stroomstoring plaatsvindt, waarbij de voor een bestuursorgaan benodigde bescheiden voor het geven van een beschikking verloren zijn gegaan of voor langere tijd ontoegankelijk zijn. Wij merken hierbij wel op dat de Awb uit een periode stamt dat er veel minder digitaal werd gewerkt dan nu. Bescheiden zijn tegenwoordig meer online beschikbaar en het is de vraag of de in de parlementaire geschiedenis gegeven voorbeelden ook nu nog kwalificeren als overmacht.
Een beroep op overmacht vanwege het coronavirus is wat ons betreft niet geheel zonder risico en moet terughoudend worden betracht. Uit jurisprudentie volgt namelijk dat ziekteverzuim geen beroep op overmacht rechtvaardigt, ook niet als dat van structurele aard is. Dat is logisch: uitval door ziekte, ongeacht de oorzaak, is immers een omstandigheid waar het bestuursorgaan rekening mee moet houden en waar hij zijn bedrijf op kan inrichten.
Het ligt mogelijk anders als er zoveel ambtenaren tegelijk ziek worden, dat dit buiten de risicosfeer van het bestuursorgaan ligt. Hierbij spelen de omvang van het bestuursorgaan en daarmee de mogelijkheid zieken te vervangen, alsmede het aantal besluiten dat moet worden genomen en de complexiteit daarvan, wat ons betreft wel een rol. Uiteindelijk is het aan de rechter om te oordelen of in een concreet geval terecht een beroep is gedaan op overmacht (door Corona). Wij denken daarom graag met u mee of en hoe in uw specifieke situatie een beroep kan worden gedaan op overmacht.
Door Mathilde van Velzen-de Boer, Monique Rus en Merel Holtkamp.
