De Coronacrisis houdt ons in de greep, maar kijken we langzaam aan ook naar hoe de toekomst eruit gaat zien op kantoor. Ook lopen veel projecten gewoon door. We wennen, net als iedereen, aan het digitaal werken vanuit huis. Nuttige tips en adviezen voor digitaal samenwerken vliegen ons om de oren. Dit laatste gaat bij ons nog wonderbaarlijk goed. In de afgelopen weken hebben we diepte-interviews, ontwerpsessies en borrels via alle te bedenken digitale tools gehad. Maar sommige onderdelen verschuiven we naar achteren, ons verheugend op het moment dat we weer op locatie kunnen kijken, met projectgroepen om tafel kunnen zitten en een biertje kunnen drinken met collega’s. Maar hoe ziet de werkomgeving eruit na de Coronacrisis? Ik neem je in mijn blog mee in een aantal thema’s waar in de toekomst de nadruk op komt te liggen.
We schrijven programma’s van eisen, begeleiden ontwerpprocessen en maken scenariostudies voor kantoorhuisvesting. Producten waarin we altijd, en dus ook nu, rekening houden met de ambities, ontwikkelingen en behoeften van de organisatie en medewerkers.
De Coronacrisis is een ontwikkeling die ons en de organisaties waarmee we werken, nogmaals laat nadenken over de huisvestingsbehoeften. En dan niet alleen over de behoeften van dit moment, waarin de tijdelijke maatregelen van kracht zijn, maar juist ook op de langere termijn. De gestelde prioriteiten moeten opnieuw bekeken worden en misschien wel herzien. Want waar organisaties soms vijf jaar sleurden aan digitaliseringsprojecten, is plotseling iedereen binnen een week online. Managers die nog altijd op aanwezigheid stuurden, vinden nu hun weg in het resultaat gestuurd werken. De digitale borrels poppen spontaan op bij flexibele organisaties, die al langere tijd op zoek waren naar een boost voor de sociale binding. Er is urgentie, er is geen andere keus. We zijn genoodzaakt om in beweging te komen!
Hoe gaat de toekomstige werkomgeving hierin meebewegen? Ik neem je mee in de zes thema’s die ik zie.
De impact van de Coronacrisis is lastig te voorspellen. Maar met een bepaalde mate van onzekerheid en dynamiek hebben we eigenlijk altijd te maken. Van de bankencrisis met krimp- en groeibewegingen, naar flexibele of agile werkvormen. De onzekere impact van de huidige situatie, onderstreept het belang van een wendbare kantoorhuisvesting. Hierbij gaat het om fysieke wendbaarheid (gemakkelijk te verplaatsen wandjes, aanpasbare veiligheidsschillen) alsook om functionele flexibiliteit (het op verschillende manieren kunnen gebruiken van ruimten en plekken).
Afhankelijk van de economische gevolgen van de huidige crisis, kan de noodzaak voor efficiëntie een grotere rol gaan spelen. Wendbaarheid komt ook hier om de hoek kijken. Door rekening te houden met mogelijke groei en krimp van afdelingen en een verandering van werkprocessen, kunnen fluctuaties gemakkelijker worden opgevangen.
Veel mensen hebben al jaren de vrijheid om niet alleen op kantoor, maar ook thuis of op een andere plek te werken. Nu bijna iedereen het thuiswerken heeft ervaren, verwacht ik dat straks ook méér mensen hier een bewuste afweging in kunnen en mogen maken. Uit het door ons uitgevoerde Facility & Workplace Experience onderzoek blijkt dat mensen graag werken voor een werkgever die hen zeggenschap geeft over het werk en de indeling ervan. De bewuste keuze voor een werklocatie, kan een bijdrage leveren aan duurzaamheid (minder reistijd), efficiëntie en een goede werk-privé balans.
De faciliteiten voor plaats onafhankelijk werken, zoals digitale opslag, chat- en videoconference faciliteiten moeten dan goed geregeld zijn. Afspraken met elkaar over de thuiswerkplek en elkaars bereikbaarheid en beschikbaarheid verdienen extra aandacht. Mogelijk neemt hiermee ook de behoefte aan prettige aanlandplekken op externe locaties toe.
Na weken oefenen met videoconferencing-tools draait niemand z’n hand meer om voor een digitaal overleg. Naast een toegenomen keuzevrijheid, verwacht ik meer sociale acceptatie om digitaal bij een overleg aan te sluiten. We weten steeds beter welke overleggen zich hier wel of niet voor lenen. Met deze ervaring in onze achterzak, kunnen we een betere afweging maken om al dan niet digitaal aan te haken. Hier neemt ieder zijn eigen overwegingen en eventuele afspraken binnen de organisatie in mee. Bijvoorbeeld over duurzaamheid (minder reizen), sociale binding en de werk-privé balans.
Een toename van digitaal overleg betekent dat er ook op kantoor meer plek moet zijn voor videoconferencing. Denk aan eenpersoonsruimten waar gemakkelijk ingebeld kan worden en videoconferencingsystemen in zowel grotere als kleinere vergaderruimten, zodat collega’s gemakkelijk digitaal kunnen deelnemen aan een “normaal” overleg. De behoefte aan ruimten voor het maken van online seminars, presentaties of onderwijs, zien we daarnaast toenemen.
Bij veel organisaties hoor ik dat - ook straks - de beste werkplek op kantoor te vinden moet zijn. Daar ben je welkom, daar biedt je werkgever jou een goede en prettige plek. Soms is het simpelweg nodig om op kantoor te werken vanwege het werkproces, maar mensen werken ook graag op kantoor om elkaar te ontmoeten. We moeten daarnaast niet vergeten dat het in veel gevallen ook prettiger werkt dan thuis, of zorgt voor de nodige afwisseling op de dag.
Het is nog steeds essentieel om per situatie te analyseren hoe de beste werkplek er uitziet en hoeveel dit er moeten zijn. Nog meer dan voorheen is het belangrijk om inzicht te hebben in de drijfveren van mensen om naar kantoor te komen. Wat is voor hen de toegevoegde waarde van het kantoor? En welke rol kan het kantoor vervullen in het ondersteunen van de organisatie-ambities?
Mensen worden blij van het contact met collega’s en de connectie met elkaar. Een gezellige koffie- en ontmoetingsplek wordt in het Facility & Workplace Experience onderzoek zonder twijfel genoemd als een toegevoegde waarde. Op dit moment merken we hoezeer we dit contact met elkaar missen. Ik verwacht dat de prominente ontmoetingszone als constante behoefte in huisvestingsprojecten terug blijft komen.
Een kijkje in elkaars huiskamer en een kind dat plots opduikt tijdens een digitaal overleg. Stiekem vindt iedereen het leuk om nu elkaars thuissituatie te zien. Het brengt je dichter bij elkaar en maakt het onderlinge contact laagdrempeliger. Ook dit element komt terug in ons onderzoek naar drijfveren, waarden en behoeften: mensen werken graag bij een organisatie met een informele, platte en toegankelijke cultuur. Ik zie de behoefte aan een huiselijke en meer toegankelijke omgeving dan ook toenemen in toekomstige werkomgevingen.
De drijfveren van gebruikers, zoals de behoefte aan autonomie, sociale binding en een informele cultuur, zijn stabiele factoren waarop we kunnen voortbouwen. We worden ons door de huidige situatie meer bewust van de toegevoegde waarde van deze elementen en verwachten dat deze ook meer prominent worden gefaciliteerd in de toekomstige omgeving. Als mensen substantieel andere afwegingen gaan maken in de plek waar zij werken of overleggen, kan dat daarnaast zeker impact hebben op de toekomstige werkomgeving.
Het is altijd, en zeker nu, van belang om met elkaar in gesprek te blijven over de ontwikkelingen en de huisvestingsbehoeften. Door dit te blijven monitoren, komen we met onze opdrachtgevers tot de beste huisvestingsoplossingen voor nu en de toekomst.
Meer weten? Neem een kijkje in het themadossier: klik op de tabs boven het artikel.
