Eerste Kamer ontvangt nadere toelichting op nieuwe Archiefwet: gevolgen voor gemeenten en informatiebeheer

Archiefwet als kader voor digitale overheid

De nieuwe Archiefwet vervangt de Archiefwet 1995 en moet beter aansluiten op de digitale realiteit. De regering benadrukt dat de wet een kaderwet is met algemene regels voor informatiebeheer, duurzame toegankelijkheid en toezicht, die geldt voor alle overheidslagen, waaronder gemeenten. De Archiefwet moet bovendien goed samenlopen met andere trajecten, zoals de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) en de Wet open overheid (Woo).

Hoewel de Archiefwet eerder in werking treedt dan sommige onderdelen van de NDS, stelt de regering dat hiermee geen tegenstrijdigheid ontstaat. De verdere uitwerking van digitaliseringsbeleid moet passen binnen de normen van de Archiefwet, waaronder regels over duurzame toegankelijkheid, metadata en archivering van digitale documenten en algoritmen.

Meer ruimte voor standaardisatie en toezicht

Met de modernisering van de Archiefwet worden ook het Archiefbesluit en de Archiefregeling vernieuwd. Daarin zullen landelijke eisen worden vastgelegd voor onder meer bestandsformaten, metadata en duurzame toegankelijkheid. Deze regels gelden ook wanneer gemeenten werkzaamheden uitbesteden aan marktpartijen: de verantwoordelijkheid voor naleving blijft altijd bij het bestuursorgaan.

Voor het toezicht werkt de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed aan een vernieuwd toetsingskader dat aansluit bij de nieuwe wet. Daarnaast blijven gemeenten verplicht om minimaal tweejaarlijks horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad, onder meer aan de hand van de door de VNG ontwikkelde kritieke prestatie‑indicatoren (KPI’s) voor archiefbeheer.

Implementatie en ondersteuning van gemeenten

De regering wijst erop dat de nieuwe Archiefwet volgens haar geen fundamenteel nieuwe verplichtingen introduceert, maar bestaande eisen verduidelijkt en beter toepasbaar maakt in een digitale context. Tegelijk erkent zij dat de implementatie inspanning vraagt, vooral bij gemeenten waar de informatiehuishouding nog niet op orde is.

Daarom wordt een meerjarig implementatieprogramma opgezet, gericht op:

kennisontwikkeling en voorlichting;

handreikingen en normuitleg;

scholing van archivarissen en informatieprofessionals;

ondersteuning bij onderwerpen als digitale archivering en algoritmen.

Gemeenten krijgen bovendien tijd om systemen aan te passen, bijvoorbeeld bij natuurlijke vervangingsmomenten.

Financiële discussie blijft bestaan

Een belangrijk punt van debat blijft de financiering. De regering stelt dat het op orde brengen van de informatiehuishouding een bestaande verantwoordelijkheid van gemeenten is en geen directe gevolg van de nieuwe Archiefwet. De toegekende € 2 miljoen aan de VNG is bedoeld voor ondersteuning en voorlichting, niet voor de feitelijke implementatie bij gemeenten zelf.

Kritiek vanuit decentrale overheden – onder meer over de verhouding tussen deze middelen en de omvang van de opgave – wordt door de regering erkend, maar niet gedeeld. Eventuele knelpunten in uitvoerbaarheid en kosten worden meegenomen in een tussentijdse evaluatie, gepland 2,5 jaar na inwerkingtreding van de wet.

Verkorting overbrengingstermijn en cloudgebruik

De nieuwe Archiefwet verkort de overbrengingstermijn van archieven naar tien jaar. Deze verkorting geldt alleen voor documenten die na inwerkingtreding van de wet worden gevormd, zodat gemeenten zich hierop kunnen voorbereiden zonder directe extra werkdruk. Volgens de regering is een kortere termijn juist noodzakelijk voor het behoud van digitale informatie.

Verder bevat de (concept-)Archiefregeling regels over opslag en verwerking van documenten binnen de Europese Unie of EER, met het oog op digitale autonomie en informatiebeveiliging. Gemeenten behouden daarbij beleidsruimte, maar worden nadrukkelijk geacht risico’s van cloudgebruik en afhankelijkheid van leveranciers te beheersen.

Betekenis voor gemeenten en omgevingsrecht

Voor gemeenten, ook in het domein van het omgevingsrecht, onderstreept deze nota het belang van een goed ingerichte informatiehuishouding. Besluitvorming over vergunningen, handhaving en beleid moet duurzaam toegankelijk blijven, ook in digitale systemen en samenwerkingsverbanden. De verdere behandeling van de Archiefwet in de Eerste Kamer zal bepalend zijn voor het tempo en de accenten van deze modernisering.